Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e – Faktur to narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów, do wystawiania, dostarczania, odbioru i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Pod pojęciem ,,e-faktura” należy rozumieć fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Od 2024 roku Krajowy System e – Faktur ma stać się rozwiązaniem obligatoryjnym, a elektroniczne fakturowanie będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców.

Przepisy regulujące funkcjonowanie Krajowego Systemu e – Faktur weszły w życie 1 stycznia 2022 r. na podstawie ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2021 poz. 2076).

Szczegółowe informacje na temat działania Krajowego Systemu e-Faktur:

https://www.podatki.gov.pl/ksef/informacje-o-ksef/


Co zyskasz po wdrożeniu faktur ustrukturyzowanych?

  • Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 dni na 40 dni;
  • Zwolnienie z zobowiązania do przechowywania i archiwizacji faktur – ta powinność zostanie przeniesiona na KSeF;
  • Bezpieczeństwo obiegu faktur – faktura ustrukturyzowana pozostaje w bazie danych MF a co za tym idzie – nigdy nie ulega zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie już konieczności wystawiania jej duplikatów;
  • Zwiększenie automatyzacji procesów fakturowania i księgowania, co skutkuje skróceniem czasu na formalności przy rozliczeniach a także ograniczeniem ryzyka błędów przy wystawianiu faktur;
  • Zniesienie konieczności wysyłki na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA);
  • Ujednolicenie formatu faktury elektronicznej – będzie on taki sam dla wszystkich a co za tym idzie, nabywca nie będzie miał możliwości twierdzenia o nieotrzymaniu faktury ze względu na przesyłanie wszystkich faktur w czasie rzeczywistym.

Potencjalne trudności dla podatników korzystających z e-faktur?

Nowy obowiązek dotyczący fakturowania wiąże się ze zmianą podejścia do jednej z najważniejszych czynności, jakie podejmuje każda firma tj. do procesu fakturowania.

Błędnie wygenerowany dokument będzie wiązał się z odrzuceniem e-faktury przez Krajowy System e-Faktur, a tym samym nie dostarczeniem jej do nabywcy towarów lub usług, co ma bezpośredni wpływ na płynność finansową przedsiębiorstwa.

Tym samym organizacje stoją przed wieloma ważnymi wyzwaniami, związanymi z wprowadzeniem nowego obowiązku fakturowania. Dlatego już teraz, ze szczególną starannością, należy zacząć planować proces dostosowania przedsiębiorstwa do wymogów Ministerstwa Finansów.

Jak przygotować firmę na korzystanie z KSeF?

Wdrożenie Krajowego Systemu e – Faktur to kolejny przykład cyfryzacji usług oferowanych przez Ministerstwo Finansów. Polska jest czwartym krajem w Unii Europejskiej, który zdecydował się na wdrożenie tego systemu. Środowiska biznesowe, finansowe, podatkowe oraz technologiczne zgodnie uznają, że dostosowanie organizacji do wymogów Krajowego systemu e – Faktur to jedno z największych cyfrowych wyzwań w nadchodzących latach.

Zatem nasuwa się kluczowe pytanie: jak w sposób wydajny i bezpieczny korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur? W pierwszej kolejności należy pomyśleć o sprawdzonym Partnerze technologicznym, który profesjonalnie przeprowadzi Twoją firmę przez proces wdrożenia.

Komunikacja z KSeF, w przypadku wystawiania faktur w systemie finansowo – księgowym podatnika, ma odbywać się za pośrednictwem zdefiniowanego połączenia (API). Wybór oprogramowania, oferowanych przez nie funkcjonalności oraz zabezpieczeń leży po stronie przedsiębiorców. Dlatego komunikacja z Krajowym Systemem e – Faktur oraz wybór odpowiedniego dostawcy tego rozwiązania, wydaje się nadrzędnym wyzwaniem technologicznym oraz procesowym, z którym firmy spotykają się, planując wdrożenie programu do e-faktur w organizacji.

Wdrożenie Krajowego Systemu e – Faktur to kolejny przykład cyfryzacji usług oferowanych przez Ministerstwo Finansów. Polska jest czwartym krajem w Unii Europejskiej, który zdecydował się na wdrożenie tego systemu. Środowiska biznesowe, finansowe, podatkowe oraz technologiczne zgodnie uznają, że dostosowanie organizacji do wymogów Krajowego systemu e – Faktur to jedno z największych cyfrowych wyzwań w nadchodzących latach.

Zatem nasuwa się kluczowe pytanie: jak w sposób wydajny i bezpieczny korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur? W pierwszej kolejności należy pomyśleć o sprawdzonym Partnerze technologicznym, który profesjonalnie przeprowadzi Twoją firmę przez proces wdrożenia.

Komunikacja z KSeF, w przypadku wystawiania faktur w systemie finansowo – księgowym podatnika, ma odbywać się za pośrednictwem zdefiniowanego połączenia (API). Wybór oprogramowania, oferowanych przez nie funkcjonalności oraz zabezpieczeń leży po stronie przedsiębiorców. Dlatego komunikacja z Krajowym Systemem e – Faktur oraz wybór odpowiedniego dostawcy tego rozwiązania, wydaje się nadrzędnym wyzwaniem technologicznym oraz procesowym, z którym firmy spotykają się, planując wdrożenie tych rozwiązań w organizacji.

Wysyłaj i odbieraj faktury ustrukturyzowane za pomocą

Bezpieczna i dostosowana do wymogów integracja z API Ministerstwa Finansów

Pełna kontrola nad procesem komunikacji z Krajowym Systemem e – Faktur

Zgodność z wymogami zdefiniowanymi przez specyfikację KSeF

Zautomatyzowana forma wysyłki faktur do Krajowego Systemu e-Faktur

Spersonalizowany, dostosowany do potrzeb klienta, proces komunikacji z KSeF

Kompleksowa analiza merytoryczna i formalna poprawności wystawionych faktur

Poznaj i porównaj nasze rozwiązania

W zależności od potrzeb Twojego biznesu, mamy do dyspozycji poszczególne warianty.

Podstawowy proces obsługi i wymiany faktur z Krajowym Systemem e-Faktur.

PODSTAWOWY PROCES
  • Walidacja XSD

  • Wysyłka faktur sprzedażowych

  • Pobranie UPO

  • Generowanie XML

  • Odbiór faktur zakupowych

GUI
  • Logowanie do aplikacji
  • Konfiguracja praw dostępowych
  • Podgląd listy dokumentów

  • Podgląd statusu dokumentu
  • Filtrowanie listy dokumentów

  • Możliwość pobrania dokumentów
    i UPO XML, PDF
REPOZYTORIUM
  • Archiwizowanie faktur wraz z UPO
  • Dostęp przez GUI
  • Wyszukiwanie dokumentu
  • Możliwość pobrania dokumentów i UPO XML, PDF
POZOSTAŁE CECHY
  • Standardowe API na wejściu i wyjściu

  • Wydajność: do 10 dokumentów na sekundę
  • Dostępne w modelu SaaS
  • SLA standard: w dni robocze w godź. 8-18

Standard

Standardowy proces obsługi i wymiany faktur z Krajowym Systemem e-Faktur.

PODSTAWOWY PROCES
  • KSeFIX +
  • Walidacja logiczna
  • Scenariusze fakturowe z możliwością edycji
  • Definiowanie standardowych ostrzeżeń dla faktur zakupowych
GUI
  • KSeFIX +

  • Logowanie domenowe

REPOZYTORIUM
  • KSeFIX +
  • Obsługa komunikacji z kontrahentami via sms, mail
  • Generowanie raportów standardowych
  • Dostęp domenowy

POZOSTAŁE CECHY
  • Integracja z systemami FK
  • Instalacja on-prime lub cloud

  • Wydajność: do 20 dokumentów na sekundę
  • Rozszerzone SLA 7/24

Zaawansowany proces obsługi i wymiany faktur z Krajowym Systemem e-Faktur.

PODSTAWOWY PROCES
  • KSeF INSIGHT Std+
  • Pełna customizacja
  • Dedykowane scenariusze fakturowe
  • Badania merytoryczne + badania dedykowane
  • Alarmy i ostrzeżenia
GUI
  • KSeF INSIGHT Std+
  • Customizacja elementów GUI
REPOZYTORIUM
  • KSeF INSIGHT Std+
  • Obsługa załączników
  • Udostępnianie dokumentów
  • Dedykowane raporty

POZOSTAŁE CECHY
  • Integracja z systemami FK
  • Instalacja on-prime lub cloud
  • Wydajność: do 20 dokumentów na sekundę
  • Rozszerzone SLA 7/24

Porozmawiaj z nami

Zapisz się na bezpłatne konsultacje lub prezentację demo rozwiązania KSeF INSIGHT.