Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e – Faktur to narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów, do wystawiania, dostarczania, odbioru i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Pod pojęciem ,,e-faktura” należy rozumieć fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Od 2024 roku Krajowy System e – Faktur ma stać się rozwiązaniem obligatoryjnym, a elektroniczne fakturowanie będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców.
Przepisy regulujące funkcjonowanie Krajowego Systemu e – Faktur weszły w życie 1 stycznia 2022 r. na podstawie ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2021 poz. 2076).
Szczegółowe informacje na temat działania Krajowego Systemu e-Faktur:
Co zyskasz po wdrożeniu faktur ustrukturyzowanych?
- Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 dni na 40 dni;
- Zwolnienie z zobowiązania do przechowywania i archiwizacji faktur – ta powinność zostanie przeniesiona na KSeF;
- Bezpieczeństwo obiegu faktur – faktura ustrukturyzowana pozostaje w bazie danych MF a co za tym idzie – nigdy nie ulega zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie już konieczności wystawiania jej duplikatów;
- Zwiększenie automatyzacji procesów fakturowania i księgowania, co skutkuje skróceniem czasu na formalności przy rozliczeniach a także ograniczeniem ryzyka błędów przy wystawianiu faktur;
- Zniesienie konieczności wysyłki na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA);
- Ujednolicenie formatu faktury elektronicznej – będzie on taki sam dla wszystkich a co za tym idzie, nabywca nie będzie miał możliwości twierdzenia o nieotrzymaniu faktury ze względu na przesyłanie wszystkich faktur w czasie rzeczywistym.
Potencjalne trudności dla podatników korzystających z e-faktur?
Nowy obowiązek dotyczący fakturowania wiąże się ze zmianą podejścia do jednej z najważniejszych czynności, jakie podejmuje każda firma tj. do procesu fakturowania.
Błędnie wygenerowany dokument będzie wiązał się z odrzuceniem e-faktury przez Krajowy System e-Faktur, a tym samym nie dostarczeniem jej do nabywcy towarów lub usług, co ma bezpośredni wpływ na płynność finansową przedsiębiorstwa.
Tym samym organizacje stoją przed wieloma ważnymi wyzwaniami, związanymi z wprowadzeniem nowego obowiązku fakturowania. Dlatego już teraz, ze szczególną starannością, należy zacząć planować proces dostosowania przedsiębiorstwa do wymogów Ministerstwa Finansów.
Jak przygotować firmę na korzystanie z KSeF?
Wdrożenie Krajowego Systemu e – Faktur to kolejny przykład cyfryzacji usług oferowanych przez Ministerstwo Finansów. Polska jest czwartym krajem w Unii Europejskiej, który zdecydował się na wdrożenie tego systemu. Środowiska biznesowe, finansowe, podatkowe oraz technologiczne zgodnie uznają, że dostosowanie organizacji do wymogów Krajowego systemu e – Faktur to jedno z największych cyfrowych wyzwań w nadchodzących latach.
Zatem nasuwa się kluczowe pytanie: jak w sposób wydajny i bezpieczny korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur? W pierwszej kolejności należy pomyśleć o sprawdzonym Partnerze technologicznym, który profesjonalnie przeprowadzi Twoją firmę przez proces wdrożenia.
Komunikacja z KSeF, w przypadku wystawiania faktur w systemie finansowo – księgowym podatnika, ma odbywać się za pośrednictwem zdefiniowanego połączenia (API). Wybór oprogramowania, oferowanych przez nie funkcjonalności oraz zabezpieczeń leży po stronie przedsiębiorców. Dlatego komunikacja z Krajowym Systemem e – Faktur oraz wybór odpowiedniego dostawcy tego rozwiązania, wydaje się nadrzędnym wyzwaniem technologicznym oraz procesowym, z którym firmy spotykają się, planując wdrożenie programu do e-faktur w organizacji.
Wdrożenie Krajowego Systemu e – Faktur to kolejny przykład cyfryzacji usług oferowanych przez Ministerstwo Finansów. Polska jest czwartym krajem w Unii Europejskiej, który zdecydował się na wdrożenie tego systemu. Środowiska biznesowe, finansowe, podatkowe oraz technologiczne zgodnie uznają, że dostosowanie organizacji do wymogów Krajowego systemu e – Faktur to jedno z największych cyfrowych wyzwań w nadchodzących latach.
Zatem nasuwa się kluczowe pytanie: jak w sposób wydajny i bezpieczny korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur? W pierwszej kolejności należy pomyśleć o sprawdzonym Partnerze technologicznym, który profesjonalnie przeprowadzi Twoją firmę przez proces wdrożenia.
Komunikacja z KSeF, w przypadku wystawiania faktur w systemie finansowo – księgowym podatnika, ma odbywać się za pośrednictwem zdefiniowanego połączenia (API). Wybór oprogramowania, oferowanych przez nie funkcjonalności oraz zabezpieczeń leży po stronie przedsiębiorców. Dlatego komunikacja z Krajowym Systemem e – Faktur oraz wybór odpowiedniego dostawcy tego rozwiązania, wydaje się nadrzędnym wyzwaniem technologicznym oraz procesowym, z którym firmy spotykają się, planując wdrożenie tych rozwiązań w organizacji.
Wysyłaj i odbieraj faktury ustrukturyzowane za pomocą
Poznaj i porównaj nasze rozwiązania
W zależności od potrzeb Twojego biznesu, mamy do dyspozycji poszczególne warianty.
