Naszym klientem jest gmina średniej wielkości, posiadająca około 100 jednostek organizacyjnych (w tym szkoły, przedszkola, szpitale, biblioteki, ośrodki pomocy społecznej, ośrodki sportu i rekreacji, itd. ) Gmina zobowiązana jest składać do Ministerstwa Finansów zbiorczy JPK_VAT obejmujący dane wszystkich podległych jednostek. Każda z jednostek posiada możliwość wygenerowania własnego JPK_VAT.

Problem z jakim borykała się gmina?

Dla każdego przygotowywanego JPK_VAT (pierwotny / korekty) urzędnicy odpowiedzialni w gminie za rozliczenia VAT zbierali gotowe pliki JPK od wszystkich podległych jednostek i na ich podstawie tworzyli jeden zbiorczy plik JPK_VAT. Zdarzały się, sytuacje, że niektóre jednostki nie dostarczały na czas swoich plików, oraz że przekazane dane musiały być korygowane z powodu wykrytych błędów. Zdarzało się także, że gmina nie zaraportowała danych z pominiętej jednostki, co powodowało konieczność przygotowywania korekt JPK i ponownej wysyłki do Ministerstwa Finansów.

W momencie wykrycia nieprawidłowości w połączonych plikach JPK przez Urząd Skarbowy, gmina miała problem z identyfikacją, do której jednostki należy dany dokument. Uniemożliwiało to szybkie dotarcie do oryginalnego dokumentu w celu wyjaśnienia nieprawidłowości i wprowadzenie poprawek.

Cały ten proces był czasochłonny oraz stanowił duże zagrożenie obciążenia karami finansowymi za nieprawidłowości w rozliczeniach VAT.

Gmina nie miała także możliwości wykonania zbiorczych napraw i analiz danych, które powinna była przeprowadzić w celu poprawienia jakości wysyłanych do Ministerstwa Finansów danych. Dużym problemem było także ponowne przygotowanie pliku JPK w przypadku, gdy niektóre jednostki zmuszone były przekazywać korekty. Aby ponownie przygotować zbiorczy plik JPK należało pobrać skorygowane pliki tych kilku jednostek oraz dla pozostałych jednostek uwzględnić ewidencje pierwotne i następnie je połączyć. Powodowało to oczywiste zagrożenie wystąpienia/wygenerowania kolejnych błędów w JPK, nie wspominając o czasochłonności procesu.

Proces przygotowania ostatecznego JPK trwał 5 dni i angażował 5 pracowników gminy oraz wszystkich pracowników jednostek, którzy w czasie przygotowania JPK musieli być dostępni w przypadku wystąpienia potrzeby wyjaśnienia problemów bądź niejasności dotyczących ich jednostki.

100

JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH

liczba posiadanych jednostek przez naszego klienta

5

DNI

tyle czasu trwał proces ostatecznego przygotowania JPK

5

PRACOWNIKÓW GMINY

musiało być dostępnych w czasie przygotowania pliku JPK

Zastosowanie TAX INSIGHT Samorząd 

Po wdrożeniu narzędzia TAX INSIGHT gmina zyskała możliwość pracy w jednym wspólnym systemie w ramach wszystkich jednostek i sprawnego rozliczania VAT.

W pierwszej kolejności wdrożono funkcjonalność zarządzania rejestrem jednostek, dzięki czemu gmina zyskała możliwość zarządzania listą podległych jej jednostek w określonych przedziałach czasu. Dało to gminie kontrolę nad jednostkami, które zobowiązane są przekazać właściwe dane za konkretny okres w celu przygotowania prawidłowego pliku JPK. Gmina może wprowadzić dla każdej jednostki adres e-mail umożliwiający komunikację z jednostkami w przypadku wystąpienia niejasności lub problemów z analizą i przygotowaniem danych.

Z punktu widzenia jednostek, bardzo ważnym obszarem funkcjonalności jest zakres działań jednostek.

Każda jednostka ma możliwość zarządzania swoimi danymi, nie widząc jednocześnie danych innych jednostek (zarządzanie poprzez nadawanie odpowiednich uprawnień dostępu dla użytkowników jednostek oraz „centrali”).

Jednocześnie organ odpowiedzialny za przygotowanie danych do VAT (Gmina) ma możliwość przeglądania postępów w przygotowaniu plików we wszystkich jednostkach (w zależności od posiadanych przez użytkownika uprawnień).

Za pomocą tych funkcjonalności jednostka może:  

  • zweryfikować poprawność formalną swojego pliku JPK

  • zaimportować plik JPK_VAT do systemu

  • przygotować korektę pliku JPK

  • wyliczyć kwoty do deklaracji

  • wyeksportować ewidencję do pliku excel

  • wykonać analizy merytoryczne plików

  • wykonać naprawy danych (np. błędny NIP, braki prefiksów, nieprawidłowe zapisy)

  • porównać przygotowany rejestr z wersją przed poprawkami lub poprzednim JPK (np. porównanie korekty JPK z plikiem pierwotnym)

 

Po zakończeniu wszystkich prac jednostka oznacza swoją ewidencję jako gotową do pobrania do ewidencji zbiorczej.

W zakresie wsparcia działań Gminy zostały przygotowane funkcjonalności, pozwalające na weryfikację wszystkich ewidencji jednostkowych podległych jednostek (w tym oprócz standardowych danych ewidencji, czy ewidencja jest gotowa, czy zostały przez jednostkę wykonane badania, jakie są ilości pozycji i kwoty podatku.

Gmina ma także możliwość terminowego wykrycia przypadków niedostarczenia ewidencji lub dostarczenia ewidencji pustej, a także wykrycia przypadków nieprawidłowej konfiguracji okresów podlegania jednostek. W momencie tworzenia ewidencji zbiorczej istnieje możliwość automatycznego przypisania do niej gotowych ewidencji jednostek, wykrycie przypadków wielokrotnego zapisu ewidencji dla danego okresu, a w przypadku wystąpienia anomalii w działaniu procesu łączenia ewidencji jednostki gmina otrzyma ostrzeżenie informujące o konieczności weryfikacji zapisów systemie.

Dodatkowo gmina dla ewidencji zbiorczej może:

  • wyliczyć kwoty do deklaracji dla ewidencji zbiorczej

  • wyeksportować ewidencję zbiorczą do pliku Excel

  • wykonać badania merytoryczne całej ewidencji zbiorczej

  • wykonać naprawy danych (np. błędne NIP-y, braki prefiksów, nieprawidłowe zapisy)

  • porównać przygotowany rejestr z poprzednią wersją (np. dla korekty z JPK pierwotnym)

  • wygenerować ostateczny zbiorczy JPK

  • wygenerować VAT-UE lub VAT-UEK

  • wysłać plik JPK do MF-u, wraz z podpisem pliku oraz pobraniem UPO

  • zweryfikować NIP-y kontrahentów i poprawność odliczeń na podstawie Białej listy i VIES

Korzyści jakie osiągnęła gmina:

  • Znaczne skrócenie czasu przygotowania pliku JPK oraz dodatkowych raportów z 5 do 1 dnia

  • Znaczące poprawienie jakości przekazywanych do MF danych – ograniczenie ilości błędów spowodowanych nieuwzględnieniem danych pominiętych jednostek, błędami merytorycznymi w danych, nieprawidłowościami w zapisie NIP-ów, niewłaściwym zarządzaniem korektami

  • Ograniczenie ilości narzędzi wykorzystywanych do przygotowania JPK

  • Ograniczenie ilości pracowników niezbędnych do przygotowania danych na potrzeby JPK po stronie Gminy do 1 osoby. Dzięki zastosowaniu automatyzacji możliwe było zaangażowanie minimum zasobów ludzkich

  • Zwiększenie pewność i wiedzy o kompletności ewidencji

  • Usprawnienie wymiany informacji pomiędzy jednostkami a Gminą

  • Zwiększenie kontroli nad jakością danych

Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat wykorzystania systemu TAX INSIGHT Samorząd, zachęcamy do kontaktu za pomocą poniższego formularza.
Całkowicie za darmo zweryfikujemy państwa pliki JPK_VAT, demonstrując przy okazji możliwości naszego programu.

Skontaktuj się z Nami!

Zostaw swoje dane kontaktowe, skontaktujemy się z Tobą jak najszybciej.
Dziękujemy za poprawne wysłanie formularza. Skontaktujemy się z Tobą niezwłocznie.
Wystąpił błąd podczas próby wysłania Twojej wiadomości. Spróbuj ponownie.

Pełne informacje na temat przetwarzania danych osobowych" open="no" ]Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest JPK Insight sp. z o.o., ul. Dobra 40, 00-344 Warszawa (KRS: 0000818488) („Administrator”). Kontakt do Administratora możliwy jest poprzez przesłanie wiadomości e-mail na adres: biuro@taxinsight.pl. Dane osobowe są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na pytania zgłoszone za pośrednictwem formularza, w tym w celu nawiązania kontaktu. Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń oraz w celach archiwalnych i dowodowych na wypadek prawem usprawiedliwionej potrzeby lub obowiązku wykazania faktów. Nadto, dane będą przetwarzane w celu przesyłania informacji handlowych lub marketingowych dotyczących produktów lub usług JPK Insight sp. z o.o. stosownie do treści poniższych zgód oraz poniższej klauzuli informacyjnej – jeżeli zgoda lub zgody zostaną przez Panią/Pana wyrażone. Pełna treść klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu danych osobowych przez Administratora w związku z wykorzystaniem formularza kontaktowego, zawierająca m.in. informacje o zasadach przetwarzania danych oraz przysługujących Ci prawach dostępna jest w Polityce Prywatności i Cookies.

Jeżeli chcesz otrzymywać informacje handlowe i marketingowe o produktach i usługach JPK Insight sp. z o.o. zaznacz poniższe zgody lub jedną z nich – w zależności od preferowanego kanału. Niewyrażenie zgody nie wpływa na możliwość uzyskania odpowiedzi na pytanie zadane w formularzu/nawiązanie z Panią/Panem kontaktu przez JPK Insight sp. z o.o.

Przesyłając swoje dane wyrażam zgodę na kontakt.