Naszym klientem jest gmina średniej wielkości, posiadająca około 100 jednostek organizacyjnych (w tym szkoły, przedszkola, szpitale, biblioteki, ośrodki pomocy społecznej, ośrodki sportu i rekreacji, itd. ) Gmina zobowiązana jest składać do Ministerstwa Finansów zbiorczy JPK_VAT obejmujący dane wszystkich podległych jednostek. Każda z jednostek posiada możliwość wygenerowania własnego JPK_VAT.

Dla każdego przygotowywanego JPK_VAT (pierwotny / korekty) urzędnicy odpowiedzialni w gminie za rozliczenia VAT zbierali gotowe pliki JPK od wszystkich podległych jednostek i na ich podstawie tworzyli jeden zbiorczy plik JPK_VAT. Zdarzały się, sytuacje, że niektóre jednostki nie dostarczały na czas swoich plików, oraz że przekazane dane musiały być korygowane z powodu wykrytych błędów. Zdarzało się także, że gmina nie zaraportowała danych z pominiętej jednostki, co powodowało konieczność przygotowywania korekt JPK i ponownej wysyłki do Ministerstwa Finansów.

W momencie wykrycia nieprawidłowości w połączonych plikach JPK przez Urząd Skarbowy, gmina miała problem z identyfikacją, do której jednostki należy dany dokument. Uniemożliwiało to szybkie dotarcie do oryginalnego dokumentu w celu wyjaśnienia nieprawidłowości i wprowadzenie poprawek.

Cały ten proces był czasochłonny oraz stanowił duże zagrożenie obciążenia karami finansowymi za nieprawidłowości w rozliczeniach VAT.

Gmina nie miała także możliwości wykonania zbiorczych napraw i analiz danych, które powinna była przeprowadzić w celu poprawienia jakości wysyłanych do Ministerstwa Finansów danych. Dużym problemem było także ponowne przygotowanie pliku JPK w przypadku, gdy niektóre jednostki zmuszone były przekazywać korekty. Aby ponownie przygotować zbiorczy plik JPK należało pobrać skorygowane pliki tych kilku jednostek oraz dla pozostałych jednostek uwzględnić ewidencje pierwotne i następnie je połączyć. Powodowało to oczywiste zagrożenie wystąpienia/wygenerowania kolejnych błędów w JPK, nie wspominając o czasochłonności procesu.

Proces przygotowania ostatecznego JPK trwał 5 dni i angażował 5 pracowników gminy oraz wszystkich pracowników jednostek, którzy w czasie przygotowania JPK musieli być dostępni w przypadku wystąpienia potrzeby wyjaśnienia problemów bądź niejasności dotyczących ich jednostki.

Po wdrożeniu narzędzia TAX INSIGHT gmina zyskała możliwość pracy w jednym wspólnym systemie w ramach wszystkich jednostek i sprawnego rozliczania VAT.

W pierwszej kolejności wdrożono funkcjonalność zarządzania rejestrem jednostek, dzięki czemu gmina zyskała możliwość zarządzania listą podległych jej jednostek w określonych przedziałach czasu. Dało to gminie kontrolę nad jednostkami, które zobowiązane są przekazać właściwe dane za konkretny okres w celu przygotowania prawidłowego pliku JPK. Gmina może wprowadzić dla każdej jednostki adres e-mail umożliwiający komunikację z jednostkami w przypadku wystąpienia niejasności lub problemów z analizą i przygotowaniem danych.

Z punktu widzenia jednostek, bardzo ważnym obszarem funkcjonalności jest zakres działań jednostek.

Każda jednostka ma możliwość zarządzania swoimi danymi, nie widząc jednocześnie danych innych jednostek (zarządzanie poprzez nadawanie odpowiednich uprawnień dostępu dla użytkowników jednostek oraz „centrali”).

Jednocześnie organ odpowiedzialny za przygotowanie danych do VAT (Gmina) ma możliwość przeglądania postępów w przygotowaniu plików we wszystkich jednostkach (w zależności od posiadanych przez użytkownika uprawnień).

Po zakończeniu wszystkich prac jednostka oznacza swoją ewidencję jako gotową do pobrania do ewidencji zbiorczej. W zakresie wsparcia działań Gminy zostały przygotowane funkcjonalności, pozwalające na weryfikację wszystkich ewidencji jednostkowych podległych jednostek (w tym oprócz standardowych danych ewidencji, czy ewidencja jest gotowa, czy zostały przez jednostkę wykonane badania, jakie są ilości pozycji i kwoty podatku. Gmina ma także możliwość terminowego wykrycia przypadków niedostarczenia ewidencji lub dostarczenia ewidencji pustej, a także wykrycia przypadków nieprawidłowej konfiguracji okresów podlegania jednostek. W momencie tworzenia ewidencji zbiorczej istnieje możliwość automatycznego przypisania do niej gotowych ewidencji jednostek, wykrycie przypadków wielokrotnego zapisu ewidencji dla danego okresu, a w przypadku wystąpienia anomalii w działaniu procesu łączenia ewidencji jednostki gmina otrzyma ostrzeżenie informujące o konieczności weryfikacji zapisów systemie.

DODATKOWO GMINA DLA EWIDENCJI ZBIORCZEJ MOŻE: