Dotychczasowy tryb sporządzania ponad 1 250 deklaracji na podatek od nieruchomości trwał kilka miesięcy i obarczony był dużym ryzykiem błędów.

Cały proces składania deklaracji trwał od listopada do końca stycznia kolejnego roku, a obsługa korekt od lutego nawet do końca listopada. Proces był zbyt czasochłonny, wymagał w tym czasie zaangażowania całego zespołu, a nawet dodatkowych osób. Ryzyko wystąpienia błędów, w szczególności błędnie podanej podstawy opodatkowania, stawki podatku, błędu rachunkowego czy innej nieprawidłowości, było bardzo realne.

DOTYCHCZASOWY PROCES

Prace rozpoczynały się już od początku listopada roku poprzedzającego termin złożenia deklaracji. W tym okresie dedykowany zespół wypełniał pierwsze strony deklaracji zawierające dane spółki.

Następnie pracownicy klienta pozyskiwali informacje o stawkach podatku, których wysokość każda gmina ustala indywidualnie i publikuje w stosownej uchwale, na swojej stronie internetowej. Uchwały publikowane są także w Dzienniku Urzędowym oraz BIP.

Wyszukiwanie uchwał gmin zawierających stawki podatku, z uwagi na liczbę gmin zajmowało kilka tygodni. Cały proces wymagał zatrudnienia dodatkowej osoby, po to, aby pracownicy działu finansowo-księgowego mogli realizować swoje standardowe działania. Nie zmieniało to faktu, że cały ten żmudny proces obarczony był błędem ludzkim, który następnie generował dodatkowe prace w postaci korekt deklaracji. Kolejnym, istotnym czynnikiem wpływającym na efektywność pracy był fakt, że proces sporządzania deklaracji na podatek od nieruchomości pokrywał się ze szczególnie intensywnym okresem w księgowości – zamknięciem ksiąg rachunkowych za poprzedni rok.

Po zatwierdzeniu danych finansowych, zespół przystępował do uzupełniania kolejnych stron deklaracji. Ważnym etapem przed wysłaniem deklaracji do gmin było skanowanie każdej deklaracji osobno w celach archiwizacyjnych. Z uwagi na dużą ilość posiadanych obiektów, spółka nie dołączała załączników ZDN-1/ ZDN-2, które są integralną częścią deklaracji, a załączniki wygenerowane z systemów księgowych spółki, w treści odpowiadających załącznikom ZDN-1/ ZDN-2. Powyższe skutkowało między innymi, otrzymaniem blisko 500 wezwań do złożenia korekty.

W grudniu 2019 r. w Spółce wdrożono narzędzie do usprawnienia procesu składania deklaracji: I-RET. Było to unikalne na rynku narzędzie informatyczne do automatyzacji i masowego generowania deklaracji na podatek od nieruchomości.

Pozwoliło to na skrócenie procesu sporządzania deklaracji na podatek od nieruchomości z około 3 miesięcy do 7 dni.

Proces sporządzania deklaracji został w pierwszej kolejności skrócony o pracochłonne wyszukiwanie uchwał gmin. Narzędzie zawiera bowiem matrycę wszystkich stawek podatku od nieruchomości oraz dane wszystkich gmin w Polsce.

Zadanie Spółki zostało ograniczone do przygotowania w oparciu o system księgowy danych o nieruchomościach (położenie, forma władania, powierzchnia gruntów i budynków oraz wartość budowli) i uporządkowania danych do określonego wzoru rejestru. Tak przygotowane dane zostały zaimportowane do I-RET.

Narzędzie samo dokonuje obliczeń podatku oraz w kilkanaście minut generuje deklaracje wraz ze wszystkimi załącznikami i zapisuje je w wybranej lokalizacji sieciowej. Po sporządzeniu projektów formularzy w narzędziu można dokonać ich podglądu.

W tym kroku dla każdej gminy zostaje przygotowany oddzielny plik zawierający deklaracje wraz z załącznikami ZDN-1 i ZDN-2. Formularze są uporządkowane według nazwy gminy w kolejności alfabetycznej, co ułatwia ich wyszukiwanie. Tak zapisane pliki mogą posłużyć także dla celów archiwizacyjnych.

I-RET umożliwia również masowe drukowanie formularzy poprzez kliknięcie jednego przycisku. Z narzędzia możliwy jest także eksport arkusza do zaksięgowania podatku oraz płatności poszczególnych rat.

Prosty jest także sposób obsługi korekt deklaracji – w narzędziu możliwe jest zarządzanie obiektami podlegającymi opodatkowaniu i odnotowywanie zdarzeń zmieniających podstawę opodatkowania, tj. nabycia, zbycia, likwidacji obiektów, zwiększenia lub zmniejszenia powierzchni lub wartości obiektów, tak, aby narzędzie poprawnie obliczyło kwoty podatku oraz rat dla okresów, których dotyczy składana korekta. Narzędzie umożliwia tworzenie wielu korekt, w tym także korekt za okres wcześniejszy. Ponadto zawiera ewidencję korekt ze wskazaniem okresów, których dotyczą oraz datę wygenerowania.

Wszystko to sprawia, że I-RET jest bazą do zarządzania nieruchomościami podlegającymi opodatkowaniu.

Klient otrzymał udostępnione w narzędziu:

I-RET jest najlepszą odpowiedzią na potrzeby firm, w których składanie deklaracji na podatek od nieruchomości jest procesem żmudnym i obarczonym ryzykiem błędów. Wdrożenie takiego rozwiązania sprawia, że rozliczanie deklaracji na podatek od nieruchomości odbywa się szybko, terminowo i bezbłędnie.