Standardowe podejście do raportowania JPK

Większość firm korzysta z możliwości wygenerowania plików JPK VAT oferowanych przez oprogramowanie finansowo-księgowe. Za pomocą takiego oprogramowania można również pobieżnie sprawdzić pliki JPK VAT pod kątem wymagań formalnych narzuconych przez prawodawcę a także podstawowych badań technicznych. Nie jest to jednak metoda rzetelnej weryfikacji tego, czy wysyłane do Ministerstwa Finansów pliki są rzeczywiście poprawne.

Przepisy o JPK VAT weszły w życie z dniem 1 lipca 2016 i w pierwszym roku obowiązywania dotyczyły wyłącznie dużych firm. Było jednak wiadomo, że od dnia 1.01.2017 obowiązek tworzenia plików JPK będzie spoczywał także na średnich i małych firmach. Z dniem 1 stycznia 2018 obowiązek ten mają również mikroprzedsiębiorcy. Wymogi Ministerstwa Finansów w zakresie obowiązkowego wysyłania JPK VAT dotyczą aktualnie wszystkich przedsiębiorców, którzy rozliczają podatek od towarów i usług (VAT). Więcej o JPK tutaj.

Ponad 90% badanych przez nas plików JPK VAT zawiera wiele błędów, które w najbliższej przyszłości mogą skutkować dotkliwymi karami finansowymi ze strony organów podatkowych.

Plik JPK można wygenerować za pomocą aplikacji Klient JPK, poprzez konwersję pliku CSV (odpowiednio przygotowanego pliku w arkuszu kalkulacyjnym i zapisanego w formacie *csv) do XML. Klient JPK to bezpłatna aplikacja, którą możemy pobrać strony Ministerstwa Finansów. Plik JPK możemy również wygenerować korzystając z większości programów finansowo-księgowych dostępnych na rynku.

Systemy finansowo-księgowe pozwalają weryfikować wygenerowane pliki JPK pod kątem poprawności danych i ich kompletności zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Jednak weryfikacja ta, nie jest na tyle szczegółowa i merytoryczna, aby wychwycić wszystkie nieprawidłowości, które może zawierać wygenerowany plik JPK.

Zgodnie z projektem nowelizacji Ustawy o VAT (UD456) wraz z dniem 01.01.2020 roku weszły w życie zmiany przepisów dotyczące JPK. Wszyscy przedsiębiorcy muszą się liczyć z tym, że błędnie wypełnione pliki JPK zawierające dane niezgodne ze stanem faktycznym oraz inne niespójne wartości, będą skutkować karami finansowymi.

Naczelnik urzędu skarbowego zgodnie z planowanymi nowymi przepisami może nałożyć na przedsiębiorcę karę 500 zł za każdy błąd w jednolitym pliku kontrolnym, a także wezwać przedstawiciela podatnika do złożenia wyjaśnień w siedzibie urzędu.

Niezależnie od kar finansowych, powtarzające się błędy w raportowanych plikach JPK mogą prowadzić do wszczęcia kontroli oraz konieczność przeznaczenia dodatkowego czasu na wyjaśnienie błędnych danych. Powinniśmy przy tym pamiętać, że ministerstwo może sięgać do naszych plików z opóźnieniem, analizując pliki JPK wysyłane w przeszłości. Warto upewnić się, czy dokumenty wysyłane przez nas do urzędu skarbowego zawierają właściwe dane.

Dogłębna i skuteczna analiza oraz weryfikacja danych zawartych w pliku JPK jest trudna albo wręcz niemożliwa do przeprowadzenia za pomocą standardowego systemu finansowo-księgowego, a nawet bardziej rozbudowanego systemu klasy ERP. Najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z aplikacji przeznaczonej do wykrywania nieprawidłowości i anomalii w plikach JPK VAT.

Z podobnych rozwiązań korzysta również Ministerstwo Finansów, a zatem zaimplementowanie tego typu oprogramowania leży w interesie każdego podatnika, któremu zależy na bezproblemowych relacjach z urzędem. Ministerstwo Finansów, rozbudowując narzędzia podobne do oprogramowania TAX INSIGHT, będzie w stanie w przyszłości w stosunkowo krótkim czasie przeanalizować, w tym również za okresy wsteczne, pliki JPK wszystkich podatników.

W czym pomoże Ci program TAX INSIGHT?

TAX INSIGHT automatycznie bada ewidencję i wykrywa błędy merytoryczne w JPK VAT. Analizuje również dane zawarte w plikach JPK VAT bez ingerencji w system finansowo księgowy klienta i potrzeby udostępniania podmiotom zewnętrznym poufnych danych firmy.

Zastosowanie kilkuset algorytmów TAX INSIGHT wykrywa nieprawidłowości i anomalie w plikach JPK VAT wygenerowanych przez systemy finansowo-księgowe. Dzięki wnikliwej analizie plików w bardzo krótkim czasie otrzymujemy informację, czy wygenerowane jednolite pliki kontrolne są prawidłowe pod kątem merytorycznym i formalnym. W zależności od jakości danych zawartych w przygotowanych plikach możemy skorygować nieprawidłowości przed wysłaniem JPK VAT do Ministerstwa.

Zestaw testów w TAX INSIGHT został opracowany przez interdyscyplinarny zespół kancelarii GWW składający się z analityków, projektantów systemów IT i programistów we współpracy z doradcami podatkowymi i prawnikami specjalizującymi się w zakresie podatków, księgowości i prawa karnego skarbowego.

Zarządzanie ryzykiem podatkowym w firmie

Za pomocą programu TAX INSIGHT można zweryfikować m.in. poprawność ujęcia faktur w konkretnym okresie rozliczeniowym, zgodność danych identyfikacyjnych i adresowych oraz poprawność numeru identyfikacji podatkowej NIP.

Dzięki usłudze raportowania program informuje o obszarach zawierających potencjalne ryzyka, co pozwala na poprawę danych, zanim plik JPK VAT trafi do Ministerstwa Finansów.

Warto zdawać sobie sprawę z sytuacji, że ryzyko podatkowe stanowi istotny element wpływający na finanse przedsiębiorstwa i każde narzędzie ułatwiające zarządzanie ryzykiem podatkowym pozwala zminimalizować straty. Pełna kontrola danych wysyłanych do Ministerstwa Finansów buduje pewność i zabezpiecza dział księgowy przed kosztownymi błędami.

Jak działa program TAX INSIGHT?

Aplikacja została stworzona w taki sposób, aby m.in. w błyskawicznym tempie sprawdzać prawidłowość odliczenia VAT naliczonego i należnego, poprawność wystawiania i ewidencjonowania faktur korygujących, a także poprawność rozliczenia transakcji objętych mechanizmem odwrotnego obciążenia (Reverse Charge).

Na wstępnym etapie kontroli program TAX INSIGHT identyfikuje błędy, które mogą stanowić problemy z przesłaniem wygenerowanych plików oraz wpływać negatywnie na czytelność danych i możliwości ich analizy.

Aplikacja wykorzystuje algorytmy weryfikujące dane zawarte w plikach JPK utworzonych za pomocą systemów finansowo-księgowych lub systemów klasy ERP.

Badanie formalne za pomocą narzędzia TAX INSIGHT pozwala sprawdzać zgodność danych z danymi słownikowymi, jeśli wymagają tego poszczególne pola, a także ich korelację z innymi polami. Oznacza to, że narzędzie TAX INSIGHT jest stanie wykazać konieczność uzupełnienia danych w innych powiązanych polach. Sprawdzana jest również długość danych oraz format i typ, a także ich ciągłość.

Badanie merytoryczne za pomocą narzędzia TAX INSIGHT pozwala zidentyfikować, czy podatnik wywiązał się z obowiązku wystawienia faktury VAT we właściwym okresie, prawidłowo ujął w ewidencji odwrotne obciążenie i zastosował właściwe stawki podatku.

Kontrola nad wysokością faktycznych zobowiązań podatkowych

Program TAX INSIGHT może mieć wpływ na to, jak będzie wyglądała faktyczna wysokość zobowiązania podatkowego. Kolejną korzyścią jest fakt, że oprogramowanie wskazuje obszary potencjalnego ryzyka błędu, które mogą być weryfikowane przez organy kontroli podatkowej.

Każde wskazanie potencjalnej nieprawidłowości jest precyzyjnie opisywane przez system i użytkownik dostaje prosty i jasny komunikat, na co należy zwrócić uwagę i jakiego typu błąd lub nieprawidłowość została wskazana/popełniona, dużo dokładniej niż robią to narzędzia Ministerstwa Finansów.

Jeśli zainteresowało Cię działania oprogramowania TAX INSIGHT, skontaktuj się z nami za pomocą formularza lub telefonicznie. Chętnie udzielimy informacji, w jaki sposób TAX INSIGHT mogłoby pomóc Twojej firmie; przedstawimy warianty wykorzystywania aplikacji TAX INSIGHT w programie licencyjnym, a także bezplatnie zweryfikujemy Twoje pliki JPK VAT.

Umów się na bezpłatną prezentację

Zostaw swoje dane kontaktowe, skontaktujemy się z Tobą
jak najszybciej.