Od dnia 1 stycznia 2022 r obowiązuje w Polsce Krajowy System e Faktur (KSeF). Również od tego dnia obowiązuje w Polsce rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e- Faktur. Korzystanie z KSeF na dzień dzisiejszy jest fakultatywne, co oznacza, że jeszcze nie musimy korzystać z tego nowego rozwiązania. Ale już w 2024 roku ma się to zmienić.

2 sierpnia 2021 r. został przekazany do Komisji Europejskiej Wniosek o derogację dla Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie art. 395 dyrektywy Rady 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Celem wniosku o odstępstwo jest uzyskanie przez Polskę upoważnienia do wprowadzenia i stosowania, w okresie od 1 kwietnia 2023 r. do 31 marca 2026 r., obligatoryjnego powszechnego. W dniu 30 marca 2022 roku, Polska uzyskała zgodę Komisji Europejskiej. Do pełnej zgody potrzebna była jeszcze akceptacja Rady Unii Europejskiej.

W dniu 10 czerwca br., w bazie aktów prawnych Unii Europejskiej opublikowana została nowa wersja projektu Decyzji Rady Europejskiej, która upoważnia Polskę do przyjęcia faktur ustrukturyzowanych jako obligatoryjnego rozwiązania. Najważniejsza informacja, którą możemy znaleźć w Projekcie, to data obowiązywania decyzji. Zgodnie z artykułem 4 ust.2 decyzja ma obowiązywać w terminie najwcześniej od 1 stycznia 2024 roku do 31 grudnia 2026 roku. Oznacza to, że już w niedługim czasie, KSeF będzie dotyczył wszystkich podatników, podatników VAT czynnych oraz podatników zwolnionych z VAT.

Dlaczego warto już teraz wiedzieć, jak przygotować się do KSeF i o czym mowa w nowym rozporządzeniu?

Przypomnijmy, że faktura wystawiana za pośrednictwem KSeF to rodzaj faktury elektronicznej, ale to nie ten sam dokument, z którym na co dzień mamy do czynienia. Wystawiając faktury ustrukturyzowane mamy większą pewność, że faktura dotarła do kontrahenta. Mamy również możliwość sprawdzenia jej w centralnej bazie faktur MF oraz to, że dokument ten nigdy nie zginie, ani nie ulegnie zniszczeniu. Co istotne, wystawiając e- fakturę, poprzez korzystanie z KSeF popełnimy mniej błędów niż wystawiając faktury w wersji standardowej. e-Faktury generowane są w systemach finansowo-księgowych przedsiębiorcy. System wymaga autoryzacji w celu wystawienia lub dostępu do e-Faktury. Istnieje także możliwość nadania innemu podmiotowi uprawnień do korzystania z KSeF. System KSeF przyjmuje i udostępnia e-Faktury w określonym formacie oraz praktycznie w trybie on-line.

Różnica między fakturą elektroniczną a e-fakturą

  • e- faktura nie jest załącznikiem PDF do maila. E-Faktura jest generowana w określonym formacie i strukturze,
  • Pobierana przez kontrahenta z centralnej bazy Ministerstwa Finansów (KSeF),
  • Brak duplikatu faktur –nie ma możliwość zagubienia lub zniszczenia e-Faktury,
  • Pewność, że e-Faktura dotarła do kontrahenta,
  • e- Faktury są przechowywane i archiwizowane w KSeF,
  • PDF, JPG ≠ e-Faktura,
  • e-Faktura to dane ustrukturyzowane,
  • XML = e-Faktura.

Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF wraz z nadanym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie. Definicja faktury ustrukturyzowanej została wprowadzona na potrzeby ustawy o VAT.

W Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP został umieszczony wzór struktury logicznej e-faktury. Przykładowe pliki e-faktury udostępniono na stronie Ministerstwa Finansów – Krajowej Administracji Skarbowej w zakładce Krajowy System e-Faktur.

W strukturze FA (1) są pola wymagane ustawa VAT oraz elementy nieobowiązkowe – niewymagane na podstawie ustawy o VAT, powszechnie występujące w obrocie gospodarczym. Pola zaznaczone linią ciągłą są polami obligatoryjnymi, natomiast pola zaznaczone linia przerywaną są polami nieobowiązkowymi, których wpisywanie nie jest obowiązkowe. Jedynym, na dzień dzisiejszy polem, które należy wpisać jako obowiązkowe, a nie jest wymagane ustawą o VAT jako element obligatoryjny faktury to pole termin płatności.

Struktura e-faktury


Uprawnienia do korzystania z KSeF

Kto i jakie będzie mógł mieć mieć uprawnienia do korzystania z KSeF i jakie są sposoby nadawania uprawnień?

  • Za pomocą odpowiednio dostosowanego oprogramowania księgowego (API)
  • Za pomocą aplikacji webowej udostępnionej przez MF
  • Za pomocą zawiadomienia ZAW-FA składanego do US, wyłącznie w przypadku podatników będącymi osobami fizycznymi. Wyznaczana jest osoba fizyczna, która dalsze uprawnienia będzie nadawać wyłącznie w systemie.

Poniżej umieszczamy druk zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur: