W dniu 30 sierpnia 2022 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji udostępniony został projekt rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”). Celem projektowanych zmian jest dostosowanie procedur związanych z uwierzytelnianiem użytkowników w KSeF do specyficznych warunków, w ramach których działają jednostki wewnętrzne Jednostek Samorządu Terytorialnego (dalej: „JST”) oraz Grup VAT.
Proponowane rozwiązania zakładają zarówno zmiany w procedurach nadawania, zmieniania lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, jak i wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych.
Po wejściu w życie projektowanych przepisów, Krajowy System e-Faktur umożliwi nadawanie uprawnień o ograniczonym zakresie dla jednostek wewnętrznych JST oraz podmiotów tworzących Grupy VAT.
JST oraz Grupy VAT będą mogły również nadać uprawnienia administracyjne (do zarządzania uprawnieniami w KSeF) osobie fizycznej będącej jej przedstawicielem. W konsekwencji, wskazany przedstawiciel (tu: osoba fizyczna) będzie mógł nadawać uprawnienia do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych, kolejnym osobom fizycznym odpowiedzialnym za procesy fakturowania.
Dystrybucja uprawnień w opisanym powyżej trybie spowoduje decentralizację procesów zarządzania uprawnieniami i fakturowania oraz ograniczy możliwości osób uprawnionych do wglądu jedynie w faktury VAT obsługiwane w ramach danej jednostki wewnętrznej JST lub członka Grupy VAT.
Nadawanie opisanych powyżej uprawnień wymaga podania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) jednostki wewnętrznej JST lub członka Grupy VAT oraz danych podmiotu lub danych osoby fizycznej, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie:
- NIP podmiotu albo NIP lub numeru PESEL osoby fizycznej,
- Imienia i nazwiska osoby fizycznej albo nazwy podmiotu,
- Daty urodzenia osoby fizycznej, w przypadku niepodania NIP i numeru PESEL,
- Numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania, w przypadku nieposiadania NIP i numeru PESEL,
- Danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej, w przypadku gdy podpis ten nie zawiera NIP i numeru PESEL; oraz rodzaju uprawnienia.
W przypadku nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e- Faktur przez złożenie zawiadomienia w postaci papierowej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, wprowadzono dwa ograniczenia. Mianowicie we wskazanym trybie można upoważnić wyłącznie jedną osobę fizyczną, a możliwość notyfikacji naczelnika urzędu skarbowego w formie pisemnej nie dotyczy nadawania lub odbierania uprawnień dla osób fizycznych w ramach jednostki wewnętrznej JST i Grup VAT.
Dodatkowo w § 2 rozporządzenia ust. 4a zawarto ograniczenie, że uprawnienia do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych posiadane przez podmiot wskazany przez podatnika nie są uprawnieniami osób fizycznych wskazanych przez osobę fizyczną, o której mowa w ust. 2 pkt 3 lit. c i d, tj.; osoby fizycznej wskazanej przez jednostkę samorządu terytorialnego jako przedstawiciela samorządowej jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego, oraz osoby fizycznej wskazanej przez grupę VAT jako przedstawiciela członka grupy VAT.
Projektowane zmiany wejdą w życie w ciągu 14 dni od ogłoszenia ostatecznej treści rozporządzenia z wyjątkiem przepisów dotyczących Grup VAT, które będą obowiązywały od dnia 1 stycznia 2023 r. (analogiczne jak regulacje ustawy o VAT w tym zakresie).
