Nowy obowiązek w zakresie JPK, czyli od przekazywania na żądanie do obowiązkowego raportowania ksiąg rachunkowych organom podatkowym.

Wejście w życie od 1 stycznia 2022 r. pakietu przepisów podatkowych firmowanych przez Ministerstwo Finansów jako „Polski Ład”, przeniosło polskich podatników do nowej rzeczywistości. Mnogość zaproponowanych przez Ministerstwo zmian wymusiła na wszystkich – począwszy od małych firm przez kadry finansowe przedsiębiorstw, aż po ekspertów podatkowych – wnikliwą i pracochłonną analizę wprowadzonych zmian. Zaangażowanie w dostosowanie się do nowych rozwiązań podatkowych skutecznie odciągnęło wzrok od kolejnego etapu cyfryzacji podatków, który rozpocznie się wraz z początkiem 2023 roku.

Problem jednak w tym, że z perspektywy niespełna 12 miesięcy, rok 2023 jawi się nam jako bardzo odległy – jest to jednak rok, w którym digitalizacja podatków w Polsce zostanie przeniesiona na zupełnie nowy poziom.

Przede wszystkim w 2023 r. Ministerstwo Finansów planuje zobowiązać wszystkich podatników do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, platformy, która uruchomiona została już 1  stycznia 2022 r. i obecnie korzystanie z niej ma charakter dobrowolny. W wyniku tego, większość procedur i  procesów związanych z fakturowaniem w średnich i dużych firmach, będzie musiała zostać dostosowana do komunikacji z ministerialną platformą. Do tego dochodzą jeszcze koszty związane z wdrożeniem rozwiązań obsługujących komunikację z nową platformą. Pojawienia się kosztów oraz problemów natury technicznej możemy być pewni, ponieważ wskazują na to doświadczenia z innych krajów – Hiszpanii, Włoch oraz Portugalii, gdzie wprowadzenie analogicznych do KSeF rozwiązań wymagało od ponad 80% podatników skorzystania z pomocy zewnętrznych firm technologicznych.

Kolejna z wprowadzanych zmian dotyczy już tematu niniejszego artykułu. Mianowicie, „Polski Ład” przyniesie nam w 2023 r. kolejne obowiązki w zakresie cyfryzacji rozliczeń z  administracją skarbową. Nowe obowiązki sprawozdawcze dla podatników CIT dotyczą konieczności prowadzenia ksiąg rachunkowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz ich raportowania w formie jednolitego pliku kontrolnego.

Zgodnie z ust. c, wprowadzonym do art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, od 2023 r. podatnicy prowadzący księgi rachunkowe zobowiązani są prowadzić te księgi przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać do urzędu skarbowego w formie ustrukturyzowanej, na zasadach przewidzianych w ordynacji podatkowej. Nowy obowiązek będzie należało zrealizować do 31 marca kolejnego roku – za rok poprzedni.

Co więcej, wraz z przyjęciem Polskiego Ładu wprowadzone zostały również regulacje pozwalające na poszerzenie zakresu danych, jakich skarbówka będzie mogła żądać od podatników. Zmiana zakresu żądanych danych będzie mogła zostać wprowadzona za pomocą rozporządzenia wydawanego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Celem, który przyświecał Ministerstwu Finansów przy wprowadzeniu opisanych powyżej regulacji, było zminimalizowanie obciążeń podatników związanych z prowadzeniem kontroli podatkowych oraz ułatwienie rozliczeń z fiskusem. Co ciekawe, kolejnym planowanym przez Ministerstwo Finansów krokiem jest powszechne udostępnienie usługi e-CIT.

W niniejszym artykule przyjrzymy się Jednolitym Plikom Kontrolnym dla ksiąg rachunkowych w aktualnie obowiązującej formie i zmianom, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2023 r. oraz pokażemy, jak ewoluowało podejście organów podatkowych do wykorzystywania danych przekazywanych za pośrednictwem plików JPK_KR.

Czym jest JPK_KR?

JPK_KR to Jednolity Plik Kontrolny służący do przekazywania zawartości ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, w postaci elektronicznej, w ujednoliconym schemacie danych (xml).

W aktualnym stanie prawnym, tj. zgodnie art. 193a § 1 ustawy z 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r. poz. 1325, „o.p.”) obowiązek przedkładania zawartości ksiąg rachunkowych w formie ustrukturyzowanej, na żądanie organów podatkowych, mają wyłącznie przedsiębiorcy prowadzący księgi rachunkowe przy użyciu programów komputerowych.

Przygotowane przez podatnika pliki JPK_KR powinny zostać przekazane do organów podatkowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 o.p.

Wygenerowany przez podatnika plik JPK_KR powinien być odzwierciedleniem prowadzonych przez podatnika ksiąg rachunkowych i zawierać dane pochodzące z:

  • Zestawienia obrotów i sald;
  • Dziennika;
  • Zapisów Księgi Głównej i ksiąg pomocniczych.

Organy podatkowe mogą zażądać od podatnika przedłożenia danych w formie JPK_KR w przypadku:

  • czynności sprawdzających;
  • kontroli podatkowej;
  • kontroli celno-skarbowej;
  • postępowania podatkowego.

Dane zawarte w JPK_KR pozwalają organom podatkowym przeprowadzić ocenę rzetelności prowadzonych ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz ustawami podatkowymi. Ponadto, pliki JPK_KR są wykorzystywane w ramach tzw. kontroli krzyżowych, tj. w sytuacji, gdy organ sprawdza poprawność księgowego ujęcia zdarzeń gospodarczych po stronie naszych kontrahentów.

Budowa JPK_KR

Jak już wspomniano powyżej, wygenerowany przez podatnika plik powinien być odzwierciedleniem prowadzonych ksiąg rachunkowych i zawierać dane pochodzące z zestawienia obrotów i sald, dziennika oraz zapisów na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych, przy czym struktura logiczna JPK_KR składa się  z następujących elementów:

  • „Nagłówek”,
  • „Podmiot JPK_KR”,
  • „ZOiS”,
  • „Dziennik”,
  • „DziennikCtrl”,
  • „KontoZapis”,
  • „KontoZapisCtrl”.

Sekcję Nagłówek oraz Podmiot zawierają odpowiednio informacje o właściwościach pliku JPK_KR oraz informacje, które charakteryzują podmiot składający JPK_KR.

Zestawienie obrotów i sald w postaci elektronicznej, zgodnej ze strukturą logiczną pliku JPK_KR, powinno zawierać dane dotyczące kodu konta, dokładnego opisu konta, bilansu otwarcia, obrotów Winien i Ma za okres, którego dotyczy JPK, obrotów narastająco, czyli w okresie od otwarcia ksiąg do daty końcowej okresu, którego dotyczy JPK oraz sald końcowych. Zapisy na danym koncie księgowym dotyczą zapisów na ostatnim poziomie analitycznym.

Dziennik w postaci elektronicznej, zgodnej ze strukturą logiczną pliku JPK_KR, powinien zawierać sumaryczne wartości zapisów operacji na wszystkich kontach księgowych, ujętych w sposób chronologiczny za okres, którego dotyczy JPK. Każdy rekord (wiersz) powinien zawierać dane, które dotyczą pojedynczego zapisu w Dzienniku.

Struktura sum kontrolnych dla elementu Dziennik powinna zawierać wygenerowane sumy kontrolne w postaci liczby wierszy dziennika oraz sumy wartości kwot operacji.

Zapisy na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych w postaci elektronicznej, zgodnej ze strukturą logiczną pliku JPK_KR, prezentowane są w sekcji KontoZapis, poprzez wskazanie zapisów na najniższym szczeblu analitycznym danego konta syntetycznego.

Struktura sum kontrolnych dla elementu KontoZapis zawiera wygenerowane sumy kontrolne w postaci liczby wierszy KontoZapis, sum wartości kwot zapisów po stronie Winien oraz Ma.

Na pierwszy rzut oka, przekazywanie zawartości ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej powinno nieść ze sobą zmniejszenie uciążliwości kontroli podatkowej oraz ułatwić podatnikom kontrolę prawidłowości prowadzonych ksiąg. Jednakże, jak to bywa w praktyce, z  naszych dotychczasowych doświadczeń wynika, że przygotowanie prawidłowych plików JPK_KR, wcale nie jest zadaniem prostym oraz nie gwarantuje minimalizacji ryzyka w  zakresie nieprawidłowości zapisów.

Taki stan rzeczy wynika m.in. z niedoskonałości budowy pliku JPK_KR, cechującej się płaską strukturą przechowywania danych, co przekłada się na ograniczoną liczbę powiązań pomiędzy nimi. Przede wszystkim wynika to jednak ze swobody podatników, co do formy prowadzenia ksiąg rachunkowych, nieprzestrzegania przez pracowników firm wewnętrznych procedur i zasad dekretowania zdarzeń gospodarczych oraz ograniczeń wynikających z konstrukcji systemów dziedzinowych. Ponadto, częstym przypadkiem wśród naszych klientów jest sytuacja, w której do plików JPK_KR trafiają dane, które nie powinny się w  nich znaleźć – m.in. dane z  buforów/brulionów, co może skutkować uznaniem ksiąg za prowadzone w sposób wadliwy.

Jak dotychczas wykorzystywano pliki JPK-KR?

Nasze dotychczasowe doświadczenia związane ze wsparciem klientów w toku działań kontrolnych, podejmowanych przez organy skarbowe wskazują, że przez długi czas Pliki JPK_KR nie były wykorzystywane lub były wykorzystywane przez organy w sposób niewłaściwy. Taki stan rzeczy wynikał z dwóch powodów. Po pierwsze, obowiązek przedkładania na wezwanie organów podatkowych ksiąg rachunkowych wszedł w życie w lipcu 2016 r. w przypadku dużych podatników oraz w lipcu 2018 r. w przypadku mikro, małych i  średnich podatników, zatem nie upłynęły jeszcze okresy przedawnienia dla lat podatkowych następujących po tych datach. Po drugie, organy podatkowe nie dysponowały – od momentu wejścia w życie przepisów – oprogramowaniem umożliwiającym prowadzenie analiz na plikach JPK_KR.

Tym samym, nawet w momencie kontroli, wygenerowanie pliku JPK_KR nie generowało tak istotnego ryzyka wykrycia nieprawidłowości. Urzędnicy podglądali nas bardzo dyskretnie przez niewielką dziurkę od klucza. W związku z tym, większość podatników przechodziło nad tematem badania prawidłowości i  ciągłości zapisów, bez większego zainteresowania, ponieważ ryzyko potencjalnej kontroli wydawało się stosunkowo odległe. Poza tym, przedsiębiorcy często funkcjonują w  przeświadczeniu, że ich księgi prowadzone są w sposób i z całą pewnością nie zawierają żadnych istotnych błędów merytorycznych.

Nasuwa się wiec pytanie, czy dalej mamy do czynienia z dyskretnym podglądaniem? Mianowicie, jak aktualnie przekłada się wykorzystywanie plików JPK_KR na praktykę prowadzenia kontroli rozliczeń przez organy podatkowe?

Organy podatkowe, mniej więcej od połowy 2018 r., mają dostęp do oprogramowania GenJPK oraz oprogramowania dostarczanego przez zewnętrznych dostawców, „uzbrojonego po zęby” w  skrypty grupujące rekordy według typów dzienników oraz zapisów wedle miesięcy, kont księgowych globalnie i  poszczególnych miesięcy, a w zakresie kontroli zgodności, weryfikujących poprawność zestawienia obrotów i  sald w zakresie kont syntetycznych i  zespołów kont z  dziennikiem oraz bilansem.

Narzędzia posiadane przez skarbówkę umożliwiają prowadzenie testów według dowolnych kryteriów, np. oceniających poprawność rozliczeń podatkowych (jak porównanie różnic w  kwotach pomiędzy dziennikiem a zestawieniem obrotów i sald, co wskazywałoby na niepoprawne prowadzenie rozliczeń), czy porównujących dowolne kwoty z dowolnych plików JPK według określonych parametrów.

Dodatkowo, na przestrzeni ostatnich 12 miesięcy zauważyliśmy, że organy podatkowe zaczynają, w sposób przemyślany i świadomy, korzystać z dostępnych narzędzi. Co za tym idzie, analiza danych w  plikach JPK_KR zaczyna przebiegać w sposób ustrukturyzowany, o  czym świadczą ujednolicone scenariusze pytań przesyłanych do kontrolowanych podatników.

Czym zatem skutkuje brak bieżącego monitoringu w zakresie walidacji ksiąg w strukturze JPK_KR z  perspektywy podatników oraz organów podatkowych? Cóż, w przypadku podatników przede wszystkim popłochem i konsternacją w momencie otrzymania wezwania oraz nie lada wyzwaniem zarówno od strony podatkowo-rachunkowej, jak i technologicznej. Natomiast w  przypadku organu, może skutkować impulsem do pogłębionej analizy oraz przedstawienia szeregu dodatkowych pytań ze strony kontrolerów. To wszystko z kolei prowadzi do wzrostu uciążliwości i kosztowności obsługi podatkowej po stronie podatnika.

Co się zmieni w zakresie JPK-KR?

Jak już wspomniano na wstępie, od 1 stycznia 2023 r. podatnicy CIT będą musieli sprostać nowym obowiązkom sprawozdawczym. Wchodzące w życie od tego momentu regulacje, zobowiązują wszystkich podatników do prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu programów komputerowych oraz ich przesyłania do urzędu skarbowego, w formie ustrukturyzowanej, na zasadach przewidzianych w ordynacji podatkowej. Nowy obowiązek będzie należało zrealizować do 31 marca kolejnego roku – za rok poprzedni.

Trudno na ten moment jednoznacznie stwierdzić, czy wprowadzana przez Ministerstwo Finansów zmiana, ułatwi i przyśpieszy rozliczenia z fiskusem, natomiast z całą pewnością doprowadzi do zmiany „reguł gry” i wymusi zmianę podejścia do prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym sprzyjać będzie przeniesieniu akcentu na wzrost jakości danych, efektywność procesów księgowych oraz eliminację błędów ludzkich. W końcu tyle o nas wiemy, ile nas sprawdzono, a od 1 stycznia 2023 r. dostęp organu podatkowego do ksiąg podatnika będzie skutkował możliwością dokonywania przez organ bieżącej kontroli rozliczeń podatkowych w dowolnym momencie.

Tak, należy podkreślić raz jeszcze, administracja skarbowa będzie miała nieograniczony i stały dostęp do danych podatników o wszystkich zdarzeniach gospodarczych, realizowanych w danym roku podatkowym. W konsekwencji, organy podatkowe będą mogły od razu wychwycić różne nietypowe transakcje o znacznej wartości, weryfikować rynkowość transakcji z podmiotami powiązanymi lub prawidłowość kalkulacji i poboru podatku u źródła. Brzmi złowrogo? Na pewno dla dużych podatników, ale poza wyszukiwaniem kluczowych transakcji, organy podatkowe będą miały możliwość weryfikowania każdego, nawet najmniejszego błędu w księgach rachunkowych a to wszystko w formacie, który ułatwia masowe przetwarzanie danych, prowadzenie weryfikacji krzyżowych i automatyczne wykrywanie wszelkich nieprawidłowości.

Niestety, zgodnie z projektem zmian Ministrowi Finansów będzie przysługiwało uprawnienie do określenia w drodze rozporządzenia dodatkowych danych, jakie podatnicy powinni wykazywać w JPK_KR. Tym samym MF wstawiło przysłowiową stopę między drzwi w postaci możliwości do żądania od podatnika dowolnych informacji, w tym informacji o najwyższym poziomie wrażliwości. Pozostawiona furtka jest o tyle kluczowa, że podatnik nie będzie mógł się sprzeciwić przekazaniu posiadanych danych.

Twórcy projektu w uzasadnieniu do „Polskiego Ładu” wskazali, że dodatkowe dane będą zbierane w celu zmniejszenia obciążeń przedsiębiorców związanych z prowadzeniem kontroli, poprzez umożliwienie administracji skarbowej weryfikacji prawidłowości rozliczeń i wykrywania nadużyć w formie zdalnej, bez konieczności przeprowadzania czynności na miejscu oraz zwiększenie ich efektywności.

Bazując na naszych doświadczeniach, istotnym na dziś obszarem wymagającym konkretnego działania od podatników, jest przeprowadzenie weryfikacji czy systemy dziedzinowe na podstawie, których prowadzone są księgi rachunkowe, umożliwiają generowanie prawidłowych plików JPK_KR. Z naszych codziennych praktyk wynika, że w przypadku dużych i średnich podmiotów realizujących poważną liczbę operacji miesięcznie, wygenerowanie rzetelnego pliku JPK_KR jest problematyczne a czasami wręcz niemożliwe.

Organy skarbowe stają się coraz bardziej skuteczne

Organy podatkowe coraz mocniej specjalizują się w analizie dużych zbiorów danych, nawet na poziomie lokalnym. Zaczynają korzystać z narzędzi dających możliwość automatycznego weryfikowania zawartości ksiąg. Jeśli dodamy do tego ustandaryzowanie procesów prowadzenia kontroli, mamy gotowy przepis na katastrofę w  postaci znacznego domiaru.

Jak wynika ze statystyk udostępnianych przez Krajową Administrację Skarbową, urzędy skarbowe przeprowadziły 2 634 479 czynności sprawdzających, tj. o ponad 62 tyś. więcej niż rok wcześniej. Tym samym, biorąc pod uwagę tendencję wzrostową należy się spodziewać, że w roku 2021 było już ok. 3 mln czynności sprawdzających. Przekładając powyższe dane na liczbę przedsiębiorców w Polsce, statystycznie co drugi podatnik miał już do czynienia z tego typu praktykami ze strony organów podatkowych. Podkreślić przy tym należy, że zgodnie ze strategią KAS liczba czynności sprawdzających będzie rosła, a po wprowadzeniu obowiązku raportowania ksiąg rachunkowych będzie rosła właściwie wykładniczo.

Z danych KAS wynika również, że organy podatkowe przeprowadziły 6532 kontroli podatkowych w I półroczu 2021 r., z czego 96% zakończyło się ustaleniami, czyli domiarem podatkowym. W kontrolach celno-skarbowych odnotowano podobne statystyki – pozytywnie zakończyło się 1209, spośród 1359 – czyli 89% wszystkich postępowań. Dla porównania, w 2020 r. ustaleniami kończyło się 85 proc. kontroli podatkowych i 87 proc. celno-skarbowych.

Wynika to z ciągłego udoskonalania narzędzi analitycznych. Pozwalają one na coraz bardziej precyzyjne zidentyfikowanie zagrożeń podatkowych. Wygenerowane dane zapewniają niemal 100 proc. skuteczność pozytywnych wyników kontroli i znacznie ograniczają czas ich prowadzenia.

Mając na uwadze wprowadzane zmiany wskazać należy, że wprowadzenie obowiązkowego raportowania ksiąg rachunkowych skutkować będzie właściwie nieomylnością organów podatkowych. Niemniej pozostaję pytanie, jak od strony praktycznej będzie wyglądało podejście do danych udostępnianych przez podatników oraz jak będą wyglądały relacje z podatnikami. Należy mieć nadzieję, że wynikający z obowiązkowego raportowania ksiąg rachunkowych wzrost liczby podejmowanych czynności sprawdzających przełoży się na odformalizowanie tych relacji i łatwość skorygowania nieprawidłowości.

Jak przygotować się do nadchodzących zmian w zakresie JPK-KR?

Jak zatem można przygotować na nadchodzące zmiany w zakresie obowiązków sprawozdawczych? Wydaję się, że od strony organizacyjnej kluczowe będzie świadome planowanie podatkowe zdarzeń gospodarczych, zarówno w zakresie uwzględniania ich skutków podatkowych, jak i rozważnego wykorzystania dozwolonych prawnie instrumentów pozwalających na minimalizację obciążeń podatkowych. Ponadto, należy przeanalizować dotychczasową metodologię prowadzenia ksiąg rachunkowych pod kątem ich maksymalnego uproszczenia. Kolejnym obszarem pozwalającym zmniejszyć ryzyko jest położenie nacisku na wzrost efektywności audytu wewnętrznego, posiadanie odpowiedniej dokumentacji podatkowej oraz uświadamianie działów operacyjnych na temat wpływu i konsekwencji podatkowych podejmowanych procesów gospodarczych.

Natomiast od strony technologicznej, wskazane jest jak najszybsze nawiązanie współpracy z  dostawcami sprawdzonych systemów informatycznych do prowadzenia cyfrowego audytu, ponieważ wczesne wdrożenie oprogramowania pozwala na przygotowanie się na obowiązkowe systemy, wymagane przepisami i przygotowanie organizacji do zmiany.

Jak możemy Ci pomóc?

Narzędzia TAX INSIGHT to wysoce innowacyjne rozwiązania w zakresie zgodności podatkowej. Pozwalają na kompleksową analizę poprawności formalnej oraz technicznej jednolitych plików kontrolnych dla ksiąg rachunkowych.

Autor: Damian Nalazek, prawnik

Umów się na konsultacje!

Pełne informacje na temat przetwarzania danych osobowych" open="no" ]Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest JPK Insight sp. z o.o., ul. Dobra 40, 00-344 Warszawa (KRS: 0000818488) („Administrator”). Kontakt do Administratora możliwy jest poprzez przesłanie wiadomości e-mail na adres: biuro@taxinsight.pl. Dane osobowe są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na pytania zgłoszone za pośrednictwem formularza, w tym w celu nawiązania kontaktu. Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń oraz w celach archiwalnych i dowodowych na wypadek prawem usprawiedliwionej potrzeby lub obowiązku wykazania faktów. Nadto, dane będą przetwarzane w celu przesyłania informacji handlowych lub marketingowych dotyczących produktów lub usług JPK Insight sp. z o.o. stosownie do treści poniższych zgód oraz poniższej klauzuli informacyjnej – jeżeli zgoda lub zgody zostaną przez Panią/Pana wyrażone. Pełna treść klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu danych osobowych przez Administratora w związku z wykorzystaniem formularza kontaktowego, zawierająca m.in. informacje o zasadach przetwarzania danych oraz przysługujących Ci prawach dostępna jest w Polityce Prywatności i Cookies.

Jeżeli chcesz otrzymywać informacje handlowe i marketingowe o produktach i usługach JPK Insight sp. z o.o. zaznacz poniższe zgody lub jedną z nich – w zależności od preferowanego kanału. Niewyrażenie zgody nie wpływa na możliwość uzyskania odpowiedzi na pytanie zadane w formularzu/nawiązanie z Panią/Panem kontaktu przez JPK Insight sp. z o.o.

Przesyłając swoje dane wyrażam zgodę na kontakt.