Krajowy System e-Faktur (KSeF) w formie obligatoryjnej nadchodzi wielkimi krokami. Zgodnie z decyzją derogacyjną Rady Unii Europejskiej oraz zapowiedziami Ministerstwa Finansów, prawdopodobnie pierwsze faktury ustrukturyzowane, przedsiębiorcy będą musieli przesłać już 1 stycznia 2024 roku. Został ponad rok, jednak wbrew pozorom nie jest to komfortowy zapas czasu pozwalający na odłożenie prac związanych z wdrożeniem KSeF.

Ilość pracy, która czeka przedsiębiorców w celu efektywnego przeprowadzenia projektu może być przytłaczająca. Przejście na Krajowy System e-Faktur wiąże się z koniecznością wzięcia pod uwagę wielu aspektów, takich jak technologiczny, systemowy, merytoryczny oraz proceduralny. Każdy z nich jest równie ważny i wymaga indywidualnego podejścia. Skuteczne wdrożenie raportowania e-faktur będzie zależało od umiejętnego połączenia wspomnianych aspektów. Sama możliwość wysyłania oraz odbierania faktur z systemu nie zapewni bezpieczeństwa raportowanych danych, o którego kluczowym charakterze nie trzeba przypominać.

Zapewnienie zgodności merytorycznej danych w przesyłanych dokumentach sprzedażowych jest równie ważne. Należy pamiętać, że dane mogą być i z całą pewnością będą wykorzystywane przez organy podatkowe w celu uszczelniania systemu VAT oraz maksymalizacji wpływów do Skarbu Państwa.
Z kolei bez wprowadzenia odpowiednich procedur biznesowych ciężko będzie zapewnić prawidłowy przepływ dokumentów oraz wymianę informacji z kontrahentami.

JPK_FA

Raportowanie danych związanych z fakturowaniem nie jest w Polsce nowością. Duzi przedsiębiorcy przekazują JPK_FA na wezwanie urzędu skarbowego już od lipca 2016 roku.

JPK_FA to jedna ze struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego, która przekazywana jest na żądanie urzędów. JPK_FA to zbiór wszystkich faktur sprzedaży wystawionych przez podmiot w określonym czasie zawierający szczegółowe dane dotyczące zawartej transakcji.

Chociaż wspomniana struktura jest dużo mniejsza, swoim zakresem częściowo pokrywa się z KSeF. Oznacza to, że podczas implementacji Krajowego Systemu e-Faktur, dokumentacja związana z JPK_FA (zwłaszcza mapowanie pól struktury), może okazać się bardzo pomocna. Wśród danych, które pojawiają się w obu strukturach znalazły się, między innymi, informacje związane z nagłówkiem (szeroko rozumiane dane podatnika), daty wystawienia faktury oraz data sprzedaży, kwoty, stawki VAT, informacje o zastosowaniu różnego rodzaju procedur takich jak np. odwrotne obciążenie, MOSS, zwolnienie z VAT, metoda kasowa, samofakturowanie czy mechanizm podzielonej płatności.

Różnice pomiędzy strukturami

Jak już wspomniano, struktura KSeF jest dużo obszerniejsza. Znajdziemy w niej prawie 600 pól, podczas gdy JPK_FA(4) zawiera ich nieco ponad 100. W JPK nie znajdziemy chociażby informacji o rozliczającym charakterze dokumentu (rozliczeniu wcześniej uiszczonych i udokumentowanych zaliczek). JPK dysponuje za to informacjami o zamówieniu a podstawie którego wpłacona została część kwoty, podobnie zresztą, jak i KSeF. Wiele informacji przewidzianych przez strukturę KSeF jest merytorycznie tożsama z JPK, jednak e-faktura rozbija niektóre dane na czynniki pierwsze, mnożąc tym samym pola dotyczące tej samej dziedziny. Zarówno w JPK_FA, jak i w KSeF należy podać informację o tym, czy faktura została wystawiona przez komornika sądowego lub organ egzekucyjny (art. 106c ustawy o VAT), jednak w strukturze e-faktury przewidziane są szczegółowe dane tych podmiotów, odzwierciedlone w kilkunastu polach podczas, gdy fakturowy JPK ogranicza się w tym zakresie zaledwie do trzech pól struktury. Uszczegółowieniu poddane zostały również dane dotyczące dostawy nowych środków transportu. W JPK podajemy tylko informację o tym, czy faktura dotyczy tego typu transakcji i ewentualnie przebieg pojazdu (liczbę roboczogodzin w przypadku jednostek pływających). W KSeF znajdziemy, między innymi, odrębne pola określające rok produkcji, kolor, model czy nawet numer podwozia. Struktura KSeF przewiduje trzy rodzaje pól lub węzłów – obligatoryjne, opcjonalne i fakultatywne podczas, gdy JPK_FA nie zawiera tych ostatnich.

Obowiązek podania informacji dla niektórych pól lub węzłów w JPK zależy od wystąpienia jakiegoś warunku (np. objęcia transakcji procedurą odwrotnego obciążenia). KSeF zawiera również pola fakultatywne, których wypełnienie będzie uzależnione od decyzji biznesowej (np. warunki transakcji). W przypadku podjęcia decyzji o podawaniu dodatkowych informacji korzystając z pól fakultatywnych należy pamiętać, że w przypadku uzupełnienia jednego pola istnieje szansa na otwarcie całego węzła kolejnych pól, które mogą zmienić swój charakter na obligatoryjny.

PRZYKŁAD:

W przypadku wypełnienia elementu Transport dotyczącego warunków transakcji (WarunkiTransakcji), należy podać również informacje m.in. o rodzaju transportu, miejscu jego rozpoczęcia oraz przeznaczenia itp.

Warto jest więc zastanowić się, jakie dane raportować do KSeF? Niezbędne minimum z punktu widzenia obligatoryjnego charakteru niektórych pól schemy, czy też jak największą ilość informacji, która może okazać się pomocna a być może nawet niezbędna dla odbiorcy faktury, w celu prawidłowego przeprowadzenia i udokumentowania transakcji. Należy pamiętać, że po wejściu w życie obowiązkowego KSeF, faktury papierowe oraz e-faktury w dotychczasowym formacie (np. PDF) przestaną funkcjonować. Kontrahent będzie dysponował tylko informacjami, które sprzedawca podczas wdrożenia systemu ustali, jako niezbędne i tym samym przesyłane do systemu.

Rekomendacje

Podsumowując powyższe, warto poświęcić trochę czasu na analizę biznesową w tym zakresie i dobrze wypośrodkować ilość raportowanych danych. Więcej informacji może prowadzić do konieczności wdrożenia dodatkowych rozwiązań systemowych – niektóre dane mogą nie być dostępne w systemie źródłowym i może wystąpić potrzeba integracji z większą ilością baz danych. Z kolei mniej danych w e-fakturze może nie spełnić wymogów biznesowych, prawnych lub podatkowych.

Warto jeszcze przypomnieć, że od stycznia tego roku istnieje już możliwość korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. System funkcjonuje w formie fakultatywnej. Dla ochotników przewidziane zostały pewne korzyści. Poza szybszym zwrotem VAT (40 dni), ustawodawca zwolnił podatników decydujących się na przesyłanie faktur za pomocą nowego systemu z obowiązku przekazania JPK_FA w razie wezwania urzędu skarbowego.

Podkreślamy, że organy podatkowe mają pełny dostęp do danych w KSeF, które swoim zakresem znacznie przekraczają plik kontrolny, zatem nie będzie już obowiązku przesyłania JPK_FA. Należy jednak mieć na uwadze, że prawdopodobnie US nadal będą miały możliwość wezwania podatników do przesłania JPK_FA na żądanie, za okres do 5 lat wstecz po wejściu w życie obligatoryjnego e-fakturowania w KSeF.

Autor: Rafał Kacprowski, doradca podatkowy w TAX INSIGHT

Opublikowano: 24 października 2022

Zapisz się na prezentację

Zostaw swoje dane kontaktowe, skontaktujemy się z Tobą
jak najszybciej.