Krajowy System e-faktur (KSeF) to centralny system informatyczny, który pośredniczy w wystawianiu faktur ustrukturyzowanych, umożliwiając przy tym przesyłanie dokumentów pomiędzy podmiotami gospodarczymi.

Korzystać z KseF mogą podatnicy VAT. Należy zaznaczyć, iż rok 2022 oraz pierwszy kwartał roku 2023 jest okresem przejściowym, w którym przedsiębiorca ma prawo do dobrowolnego korzystania z KSeF. Komisja Europejska z dniem 30 marca 2022 r., wydała zgodę na wprowadzenie obowiązku e-Faktury ustrukturyzowanej w Polsce, co oznacza, że najszybciej od kwietnia 2023 Krajowy System e-Faktur stanie się obligatoryjny.

Zgodnie z obecnymi przepisami na otrzymywanie e-faktur ustrukturyzowanych wystawianych przy pomocy KSeF wymagana jest zgoda odbiorcy.
Brak wymaganej akceptacji powoduje konieczność przesłania przez wystawcę faktury do nabywcy w tradycyjny sposób. Jak dotąd, dokumentowanie sprzedaży w obrocie gospodarczym opierało się na fakturach papierowych lub elektronicznych a przekazywanie ich odbywało się za pomocą poczty tradycyjnej bądź elektronicznej (wysyłka na adres e-mail), bez pośrednictwa KSeF.

Z początkiem roku 2022 mamy możliwość korzystania z nowej formy dokumentowania sprzedaży, poprzez faktury ustrukturyzowane, posiadające unikatowy numer identyfikujący nadawany za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur  (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT).  Dodatkowo, dokument ten musi być zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA, opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. Zgodność ta jest obligatoryjna, w przeciwnym razie faktura zostanie odrzucona przez system Ministerstwa Finansów. Należy wspomnieć, iż dane zawarte w strukturze FA przewidują bardzo szeroki zakres informacji z podziałem na pola obowiązkowe i nieobowiązkowe.

Z wyjaśnień Ministerstwa Finansów wynika, że Krajowy System e- Faktur nie będzie miał zastosowania, między innymi, do faktur wystawionych przy użyciu kasy rejestrującej czy faktur VAT RR. Dodatkowo, przy użyciu KSeF nie wystawimy również szczególnych, ze względu na swą specyfikę, form faktur dopuszczanych przez ustawę o VAT, ponieważ w zestawieniu ze strukturą logiczną byłyby one niezgodne.

Wymienić tu można faktury bez NIP sprzedawcy (§3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 .10.2021 r. w sprawie wystawiania faktur) dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36 ustawy lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy jak również faktury bez danych nabywcy (§3 pkt 4 ww. rozporządzenia). Tego rodzaju faktury dokumentują przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, wystawiane w formie biletu jednorazowego za usługi przewozu osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami.

I tu nasuwa się pytanie, co zrobić w momencie, gdy osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej zwróci się z prośbą o wystawienie faktury do paragonu w czasie obowiązywania obligatoryjnego KSeF?

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT oraz § 6 ust. 1 pkt 3 i 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie kas rejestrujących, ewidencjonując sprzedaż za pomocą kasy, podatnicy podatku VAT obowiązani są:

  • wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży: w formie papierowej lub za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przekazując ten dokument w sposób z nim ustalony,
  • wystawić raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień,
  • wystawić raport fiskalny okresowy po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc.

Od stycznia 2020 r. fakturę do sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej potwierdzoną paragonem, wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon ten zawiera NIP (art. 106b ust. 5-7 ustawy o VAT). Klient zobowiązany jest zaznaczyć w momencie sprzedaży czy dokonuje zakupu jako podatnik, czy jako konsument.

W przypadku, gdy nabywca kupuje jako podatnik, chcąc otrzymać fakturę uproszczoną do kwoty 450 zł, o której mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, powinien podać swój NIP przed zakończeniem sprzedaży na kasie fiskalnej. Taki dokument (faktura uproszczona), zgodnie z obowiązującymi przepisami, nie musi zawierać imienia, nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu.

Natomiast przy zakupie powyżej kwoty 450 zł brutto (100 euro) może wystąpić z prośbą o wystawienie faktury. Jeśli klient nie poda numeru NIP do czasu wystawienia paragonu, uznaje się, że nabywa towar bądź usługę, jako osoba nieprowadząca działalności gospodarczej. Może wówczas wystąpić o wystawienie faktury, jednak sprzedawca obowiązany jest wystawić fakturę bez NIP, tak jak dla konsumenta. W takiej fakturze nie wystąpi identyfikator podatkowy NIP, jednak będą zawarte informacje tj. imię, nazwisko i adres osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Sprzedaż zarejestrowana na kasie fiskalnej na rzecz osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej raportowana jest w JPK_V7 na podstawie raportów zbiorczych (miesięcznych /dobowych) dokumentem zbiorczym RO, zaś faktura wystawiona na żądanie zg. z art. 109 ust. 3d ustawy o VAT (faktura do paragonu) prezentowana jest jako dokument z oznaczeniem FP – nie zwiększając wartości sprzedaży oraz podatku należnego VAT w tym okresie.

Analizując strukturę faktury ustrukturyzowanej wystawianej za pośrednictwem KSeF oraz łącząc wymogi struktury e-Faktury FA można wysnuć wniosek, że wykazanie faktury do paragonu będzie możliwe przy użyciu centralnego systemu informatycznego KSeF. System umożliwi wystawienie faktury ustrukturyzowanej, jeżeli w pozycji Podmiot2 struktury będą znajdować się dane pozwalające zidentyfikować nabywcę, wskazane w art. 106e ustawy o VAT oraz wynikające z rozporządzenia Ministerstwa Finansów z 29 października 2021 roku w sprawie wystawania faktur.

Jednak, należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby faktura przekazana klientowi była dostarczona tylko w jednej formie, czy to z udziałem KSeF, czy w tradycyjny sposób. Jest to istotne z uwagi na fakt, aby nie powielać faktury w obrocie gospodarczym, ponieważ będzie już istnieć jedna prawidłowo wystawiona faktura.

Śledząc informacje ze strony „podatki.gov” możemy wyczytać, że system e-Faktur dopuszcza również generowanie faktur na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) oraz umożliwia dostęp do tych faktur, m.in. poprzez tzw. dostęp anonimowy. 

Mając powyższe na uwadze przyjąć należy, iż – co do zasady – podatnik dokonujący sprzedaży na rzecz konsumenta będzie mógł wystawić fakturę z oznaczeniem FP na jego żądanie, zarówno za pośrednictwem systemu Ministerstwa Finansów, jak i kasy fiskalnej. Powinien jednak pamiętać, aby wystawić taką fakturę wyłącznie w jeden z dostępnych sposobów, tj. za pośrednictwem kasy fiskalnej albo systemu KSeF Ministerstwa Finansów. Skorzystanie z tych dwóch form jednocześnie spowoduje, że podatnik będzie obowiązany do dokonania korekty JPK w zakresie dotyczącym tej transakcji – w obrocie gospodarczym nie mogą bowiem funkcjonować faktury dotyczące tożsamej transakcji.

Autor: Anna Jaros, Specjalista do automatyzacji procesów podatkowych w TAX INSIGHT

Dz.U.2021.0.685 t.j. – Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

Rozporządzenie, Dz.U. z 2021 r., poz. 1625;

Rozporządzenie, Dz.U. z 2021 r., poz. 1979;

https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef;

Broszura informacyjna dot. struktury FA(1)

Umów się na konsultacje!

Pełne informacje na temat przetwarzania danych osobowych" open="no" ]Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest JPK Insight sp. z o.o., ul. Dobra 40, 00-344 Warszawa (KRS: 0000818488) („Administrator”). Kontakt do Administratora możliwy jest poprzez przesłanie wiadomości e-mail na adres: biuro@taxinsight.pl. Dane osobowe są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na pytania zgłoszone za pośrednictwem formularza, w tym w celu nawiązania kontaktu. Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń oraz w celach archiwalnych i dowodowych na wypadek prawem usprawiedliwionej potrzeby lub obowiązku wykazania faktów. Nadto, dane będą przetwarzane w celu przesyłania informacji handlowych lub marketingowych dotyczących produktów lub usług JPK Insight sp. z o.o. stosownie do treści poniższych zgód oraz poniższej klauzuli informacyjnej – jeżeli zgoda lub zgody zostaną przez Panią/Pana wyrażone. Pełna treść klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu danych osobowych przez Administratora w związku z wykorzystaniem formularza kontaktowego, zawierająca m.in. informacje o zasadach przetwarzania danych oraz przysługujących Ci prawach dostępna jest w Polityce Prywatności i Cookies.

Jeżeli chcesz otrzymywać informacje handlowe i marketingowe o produktach i usługach JPK Insight sp. z o.o. zaznacz poniższe zgody lub jedną z nich – w zależności od preferowanego kanału. Niewyrażenie zgody nie wpływa na możliwość uzyskania odpowiedzi na pytanie zadane w formularzu/nawiązanie z Panią/Panem kontaktu przez JPK Insight sp. z o.o.

Przesyłając swoje dane wyrażam zgodę na kontakt.