Aktualizacja artykułu: stan na 25 kwietnia 2023 roku.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to kolejny przykład cyfryzacji usług oferowanych przez Ministerstwo Finansów. Polska jest czwartym krajem w Unii Europejskiej, który zdecydował się na jego wdrożenie.
Zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania faktur ustrukturyzowanych oraz dostępu do faktur ustrukturyzowanych i oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF.
W tym miejscu należy dokonać jednoznacznego rozróżnienia pomiędzy procesem wystawienia faktury VAT na potrzeby KSeF a fizycznym wygenerowaniem danych w formie zgodnej ze strukturą logiczną. W tym pierwszym przypadku mamy do czynienia z udostępnieniem danych w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem obowiązkowego systemu podlegającego pełnej kontroli organów podatkowych. Natomiast drugi obszar to dotychczasowy proces wystawienia faktury rozumiany jako proces identyfikacji i trwałego zapisu danych o zdarzeniu gospodarczym na potrzeby podatku VAT. Takie rozróżnienie jest o tyle kluczowe, że odpowiedzialność za prawidłowe wystawienie faktury w dalszym ciągu spoczywa na podatniku, nie zaś na Krajowym Systemie e-Faktur.
Analogicznie, rozróżnienia należałoby również dokonać w zakresie odbioru faktur ustrukturyzowanych. Jeżeli odbiorca faktury wyraził zgodę na otrzymywanie faktur w systemie KSeF, to moment przydzielenia fakturze numeru identyfikacyjnego w systemie KSeF jest jednocześnie momentem otrzymania faktury ustrukturyzowanej przez odbiorcę. Jeżeli nabywca nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF, to w tym wypadku prawo do odliczenia VAT powstanie na zasadach ogólnych.
Od 1 stycznia 2022 r. KSeF został udostępniony użytkownikom jako fakultatywna platforma do obiegu faktur. Podatnicy dostali możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Od 1 lipca 2024 r. KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym, a fakturowanie ustrukturyzowane będzie obowiązkowe dla przedsiębiorców. Jednocześnie podmioty, które są zwolnione podmiotowo lub realizują wyłącznie transakcje zwolnione przedmiotowo będą zobligowane do korzystania z systemu od 1 stycznia 2025 r.
Zasady obiegu faktur VAT za pośrednictwem KSeF
Obieg faktur za pośrednictwem KSeF podlega szczegółowym zasadom, gwarantującym sprawne działanie systemu. Zatem jak w praktyce wygląda przesyłanie i odbieranie faktur przy zastosowaniu KSeF?
Wystawienie faktury odbywa się przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego. Podatnik ma możliwość skorzystania zarówno z komercyjnych rozwiązań powiązanych z systemami dziedzinowymi, które komunikują się z KSeF za pomocą API jak i usługi, która zostanie udostępniona przez Ministerstwo Finansów w ramach pakietu bezpłatnych narzędzi. Niemniej wskazać należy, że to drugie rozwiązanie jest przewidywane dla mikroprzedsiębiorców niewystawiających dużej liczby faktur. W każdym innym przypadku podatnicy będą zmuszeni do korzystania z mniej lub bardziej zaawansowanych systemów zewnętrznych.
Proces wystawienia faktury ustrukturyzowanej w ramach KSeF sprowadza się do umieszczenia danych obligatoryjnych we wzorze (struktury logicznej) udostępnionym przez Ministerstwo Finansów, ich wygenerowaniu do xml a następnie przesłaniu do KSeF. Po otrzymaniu danych system dokona walidacji faktury pod kątem technicznym. W momencie, gdy faktura ustrukturyzowana przejdzie pomyślnie weryfikację, dokumentowi zostanie nadany numer identyfikujący fakturę w systemie KSeF oraz UPO. Jednocześnie wprowadzona faktura zostanie umieszczona na koncie odbiorcy faktury.
W ramach Krajowego Systemu e-Faktur można również wystawiać faktury korygujące. Faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF może być skorygowana wyłącznie fakturą korygującą w postaci ustrukturyzowanej. Faktura korygująca wystawiona w KSeF powinna zawierać numer KSeF faktury pierwotnej (pole NrKSeFFaKorygowanej).
W tym kontekście kluczowym zagadnieniem dla podatników analizujących kwestie wdrożenia faktur ustrukturyzowanych w ich organizacjach jest konieczność dostosowania procesów biznesowych związanych z obiegiem faktur. Wraz z nadejściem obligatoryjności obiegu dokumentów za pośrednictwem KSeF, widoczne będą wszystkie niedociągnięcia w tym zakresie, co może przełożyć się na paraliż kluczowych obszarów aktywności biznesowej.
Na co zatem warto zwrócić uwagę?
Patrząc na dotychczas stosowane praktyki gospodarcze, najważniejszym obszarem będą kwestie związane z terminowością fakturowania oraz tzw. anulacją faktur, będzie niemożliwa do zrealizowania za pośrednictwem KSeF. To z kolei będzie skutkować lawinowym wzrostem liczby faktur korygujących oraz pracochłonności i długości procesu, które mogą stanowić impuls do kontroli. Problematyczna może okazać się obsługa zbiorczych faktur korygujących za pośrednictwem KSeF, skoro korekta musi zawierać numer KSeF faktury pierwotnej, może okazać się, że taki zbiorczy dokument nie będzie możliwy do wystawienia. Ponadto, podatnicy będą musieli sobie poradzić z procesem przekazywania załączników do faktur, które nie rzadko stanowią integralną część faktury.
Co więcej, nie będzie możliwości dodania żadnego załącznika do faktury ustrukturyzowanej (oczywiście będzie go można wysłać innymi metodami, ale nie będzie on integralną częścią faktury), czy też odrzucenia faktury przez nabywcę z uwagi np. na brakujący numer zamówienia, czy zidentyfikowany błąd. W związku z tym nasuwa się pytanie, jak z punktu widzenia relacji handlowych i ich wpływu na treść umów lub faktycznych ustaleń stron rozwiązać kwestię przekazywania dodatkowych dokumentów tj. dokumenty magazynowe, listy przewozowe itp., od których akceptacji przez odbiorcę zależy uznanie dostawy towaru/wykonania usługi zgodnie z zamówieniem. W naszej ocenie na chwilę obecną nic nie stoi na przeszkodzie, aby kontynuować obecne praktyki w tym zakresie tj. dostarczania faktur wraz z załącznikami w formie tradycyjnej.
Wyłączenia ze stosowania Krajowego Systemu e-Faktur
Pomimo że w założeniu od lipca 2024 r. za pośrednictwem KSeF realizowany ma być cały obieg fakturowy w naszym kraju, należy zwrócić uwagę na szereg wyłączeń ze stosowania systemu.
Jak wskazuje samo Ministerstwo Finansów, obligatoryjność KSeF nie będzie miała zastosowania do not korygujących oraz duplikatów faktur. Za pomocą KSeF nie wystawimy również szczególnych form faktur, które są dopuszczalne przez przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, a które ze względu na swą specyfikę są niezgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. KSeF nie będzie miał także zastosowania do faktur wystawianych przy użyciu kas rejestrujących, czy faktur pro-forma.
Noty korygujące
Zgodnie z informacjami opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów nie przewidziano możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF ze względu na ich specyfikę. W związku z tym wystawianie i przesyłanie not korygujących będzie się odbywało na dotychczasowych zasadach.
Podatnik nie jest jednak pozbawiony możliwości wystawiania not korygujących. Noty korygujące są wystawianie i otrzymywane na zasadach dotychczasowych. Zasady wystawiania not korygujących, w tym elementy, które taki druk powinien zawierać oraz dane, jakie można za jego pomocą skorygować, zostały uregulowane w art. 106k ustawy o podatku od towarów i usług.
W dużym uproszczeniu, wystawienie noty korygującej jest możliwe w przypadku, gdy faktura zawiera pomyłki (z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych jakościowych tj. miary i ilości dostarczonych towarów lub usług, cen jednostkowych, kwot opustów lub obniżek, wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, sumy, kwot i stawek podatku).
Duplikaty faktur
Jak wspomniano powyżej, za pośrednictwem KSeF, nie będzie również możliwości przekazywania duplikatów faktur (kolejnych egzemplarzy faktury) na zasadach określonych w art. 106l ustawy. Brak takiej możliwości wynika z faktu, że w założeniu funkcjonowania systemu nie istnieje możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury ustrukturyzowanej w systemie.
Faktury niezgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej
Najbardziej obszerną kategorię wyłączeń z obiegu faktur w ramach KSeF stanowią szczególne formy faktur, które ze względu na swoją specyfikę związaną z ograniczeniem informacji w nich zawartych są niezgodne z ujednoliconym wzorem faktury ustrukturyzowanej. Innymi słowy, w KSeF nie jest możliwe wystawianie faktur, w odniesieniu do których odrębne przepisy przewidują brak obowiązku ujęcia numeru, za pomocą którego sprzedawca zidentyfikowany jest na potrzeby podatku lub danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację nabywcy.
Przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy, zawiera wydane na postawie delegacji przewidzianej w art. 106o ustawy rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1979). W odniesieniu do niektórych spośród tych faktur przewidziano brak obowiązku ujęcia numeru NIP sprzedawcy lub danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację nabywcy, tj. danych, które zgodnie ze wzorem udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych na elektronicznej platformie usług administracji publicznej będą stanowić obligatoryjne elementy faktury ustrukturyzowanej.
Zatem następujących dokumentów nie wystawimy za pośrednictwem KSeF:
- faktur dokumentujących dostawę niektórych towarów lub świadczenie niektórych usług zwolnionych z podatku od towarów i usług tj. faktury niezawierające nr NIP sprzedawcy. Przykładowo na dostawę ludzkich organów lub mleka kobiecego, krwi osacza w pełnym składzie komórek krwi lub preparatów krwiopochodnych pochodzenia ludzkiego niebędących lekami, usług zarządzania funduszami inwestycyjnymi, portfelami funduszy inwestycyjnych, ubezpieczeniowymi funduszami kapitałowymi, otwartymi funduszami emerytalnymi, usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym, lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe lub na rzecz społecznych agencji najmu. Pełny zakres zawarty jest w art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36 ustawy oraz przepisach wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy;
- faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej;
- faktur wystawianych przez podatników korzystających z określonych procedur szczególnych (o, których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9 ustawy o VAT), w zakresie czynności rozliczanych w tych procedurach tj. w procedurze nieunijnej , dotyczącej niektórych usług (OSS) , szczególnej procedurze w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, szczególnej procedurze dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych (IOSS);
- faktur dokumentujących przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, wystawiane w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami. Faktury tego typu, z uwagi na brak danych umożliwiających identyfikację nabywcy, będą wystawiane poza KSeF.
Faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej
W ramach zmian przepisów regulujących KSeF, planowane jest również uniemożliwienie wystawiania faktur przy użyciu kasy rejestrującej od 1 stycznia
2025 r. tzw. faktury proforma
W KSeF nie będzie możliwości wystawiania faktur pro-forma.
Natomiast odnośnie VAT RR (dokumentujących nabycie produktów rolnych i usług rolniczych od rolników ryczałtowych) Rządowe Centrum Legislacji pracuje nad projektem ustawy która m. in. wprowadzi możliwość dobrowolnego wystawiania faktur VAT RR. Jednocześnie wdrożenie KSeF wpłynie na dotychczasowy system obsługi fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych przy wykorzystaniu tzw.: Platformy Elektronicznego Fakturowania.
Proponowane zmiany zapewnią współdziałanie obu systemów ponieważ zgodnie z założeniami funkcjonowania obligatoryjnego e-fakturowania, wszyscy podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania e-faktur.
Podsumowanie
Mając na uwadze powyższe, wskazać należy, że mimo wszystko spora część obiegu faktur będzie dalej funkcjonowała poza KSeF. Należy mieć tylko nadzieję, że funkcjonowanie opisanych powyżej wyjątków nie będzie generować większych problemów oraz nie stanie się przedmiotem nadużyć ze strony podatników. Z perspektywy zachęt do stosowania KSeF w okresie fakultatywnym, wskazać należy, że wystawianie faktur w ramach opisanych powyżej wyjątków dalej będzie pozwalało na zastosowanie preferencyjnego 40-dniowego terminu dla zwrotu podatku. Okres fakultatywny to również szansa na spokojne dostosowanie i przygotowanie organizacji do systemu obligatoryjnego. Natomiast w momencie, gdy Krajowy System e-Faktur stanie się obligatoryjny, poza korzyściami wskazywanymi przez Ministerstwo Finansów, wskazać należy, że z praktycznego punktu widzenia główną zaletą systemu będzie dużo łatwiejsze zarządzanie ryzykiem podatkowym wewnątrz organizacji.
Autorzy: Damian Nalazek, prawnik w TAX INSIGHT, Aleksander Makieła, prawnik w TAX INSIGHT.
