Nowe wymogi stawiane przed Głównymi Księgowymi/ Biurami Rachunkowymi, a tym samym pracownikami księgowości, spowodowane są wyzwaniami jakie stawia przed nami Ministerstwo Finansów. Zgodnie z planem realizowanym przez Ministerstwo Finansów na Rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju i Strategii MF na lata 2021-2024, kluczowymi fundamentami są: działania na rzecz automatyzacji i digitalizacji usług oraz samego Ministerstwa co ma przełożyć się na wzmocnienie kompetencji analitycznych, które mają służyć wzrostowi skuteczności i efektywności poboru należności podatkowych i wspieraniu krajowego bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.
Realizacja przyjętej przez MF strategii znajduje potwierdzenie w szybkim procedowaniu przepisów, wprowadzających nowe rodzaje form raportowania, których spójność i kompleksowość przekłada się na wzrost potencjału automatyzacji procesów, które usprawniłyby codzienną pracę działów finansowo – księgowych.
Zakres i tempo wprowadzanych wymogów raportowych sprawia, że aktualnie usprawnienia w księgowaniu są pożądane w każdym obszarze i rodzaju księgowości. Nie jest przy tym istotne czy mamy do czynienia z dużym, średnim czy mikroprzedsiębiorcą – sprostanie wymogom raportowania na potrzeby sprawozdawczo-podatkowe wiąże się z nieustanną optymalizacją procesów i narzędzi przesyłających te dane.
Ilość informacji, która w obecnych czasach powinna być dostarczona i zaraportowana jest bardzo szeroka, a tym samym wprowadzenie ich jest czasochłonne.
Jeszcze do niedawna automatyzacja w znaczącym stopniu dotyczyła dużych przedsiębiorstw, ze względu na liczbę oraz specyfikę powtarzalnych procesów. Z uwagi na fakt, iż księgowanie opiera się na pewnych regułach, które realizowane są w systemach księgowych (tj. środowisku informatycznym), całościowe podejście do tematu powinno skłaniać ku automatyzacji, a nawet robotyzacji poszczególnych procesów. Czas, jaki potrzebny jest na przeprowadzenie wielu, często prostych, a tym samym monotonnych operacji może być znacznie skrócony dzięki łatwym rozwiązaniom, jakie niosą ze sobą nowoczesne mechanizmy działania. Tym samym procesy automatyzacji w sposób naturalny stają się powszechnym zjawiskiem. Cykliczne czynności można z powodzeniem powierzyć systemowi.
Co mówią najnowsze badania na temat automatyzacji?
Co istotne, uzasadnienie dla automatyzacji procesów księgowo-podatkowych znajduję bezpośrednie potwierdzenie w badaniach dotyczących obciążenia i funkcjonowania działów finansowo-księgowych przedsiębiorstw.
Świetnym przykładem takiego badania jest coroczny raport Swiss Chamber Poland „Tax compliance in Poland – Ile czasu potrzebują firmy do należytego wykonania obowiązku sprawozdawczego?”[1], z którego wynika, że firmy w Polsce na rozliczanie podatków i sprawozdawczość przeznaczają rocznie średnio ponad 2,7 tys. godzin swoich pracowników. Muszą tylko na to jedno zadanie przeznaczyć 1,7 etatu specjalisty finansowego. Jak wynika z ankiety przeprowadzonej przez Swiss Chamber Poland, firmy w Polsce na realizowanie obowiązków formalnych w obszarze podatków i finansów przeznaczają średnio 2,7 tys. godzin rocznie, czyli 339 pełnych dni roboczych. Biorąc pod uwagę liczbę dni roboczych w roku kalendarzowym pomniejszoną o wymiar urlopu i przerwy ustawowe (łącznie 227 dni Raportowanie: in-house roboczych w roku), oznacza to, że w ramach zespołów finansowych przedsiębiorstwa potrzebują na samo realizowanie obowiązku sprawozdawczego (nie licząc wielu innych zadań spoczywających na tych zespołach) aż 1,7 etatu na poziomie specjalisty. W przypadku samych dużych firm obowiązek ten jest jeszcze bardziej uciążliwy. Przeciętna duża firma na raportowanie finansowe przeznacza ponad 4,9 tys. godzin rocznie, a więc do tego jednego zadania potrzebuje pełnego zaangażowania (ciągłej pracy) aż 3,2 specjalistów.[2] Dodatkowo, poza opisanymi powyżej działaniami in-house, przedsiębiorstwa część zadań związanych z raportowaniem prowadzą w ramach outsourcingu. Korzysta z tego wsparcia 34 proc. ankietowanych firm[3]. Inną formą zlecenia na zewnątrz części prac związanych z rozliczaniem podatków jest skorzystanie z usług firm doradztwa podatkowego. Jak wynika z badania, stałą formę współpracy z takimi dostawcami prowadzi 81 proc. badanych firm. Średnio w ciągu roku zlecają oni zadania, których wykonanie zajmuje doradcom podatkowym 313 godzin. Dla połowy firm, które korzystają na stałe z takich usług, wiąże się to z kosztem nie większym niż 50 tys. zł rocznie. Dla 23 proc. firm koszt ten wynosi 50- 200 tys. zł, natomiast 27 proc. przedsiębiorstw płaci za tę usługę nawet większe kwoty. Potrzeba wsparcia doradców podatkowych to głównie skutek dużej zmienności prawa podatkowego w Polsce. Jak wynika z prowadzonych analiz, w latach 2018-2019 w życie weszło 518 stron nowelizacji ustaw podatkowych. Oznacza to „wymianę na nowe” aż 31 proc. treści ustaw podatkowych. Wiele firm nie jest w stanie we własnym zakresie monitorować zmian regulacyjnych, więc powierza tę rolę zewnętrznym ekspertom[4].
Jakie procesy nadają się do automatyzacji księgowości w pierwszej kolejności?
Automatyzacja zwykle kojarzy się z przejmowaniem przez różne narzędzia obowiązków, które wcześniej przypisane były do różnych osób w dziale księgowości. Najczęściej spotykanym zjawiskiem są procesy produkcyjne czy bankowe, które umożliwiają tego rodzaju usprawnienia.
Doskonałym polem do usprawnień są rozliczenia zobowiązań, ponieważ obszar ten wiąże się z uruchomieniem całego procesu weryfikacji, który zostaje zainicjowany w chwili pobrania faktury w formie elektronicznej czy papierowej. Zaczynając od sprawdzenia kontrahenta, uwzględniając obecne wymogi Ministerstwa Finansów pod kątem należytej staranności. Następnie pozyskując dane z dokumentu poprzez zaimportowanie ich do systemu, bardzo często ręcznie lub półautomatycznie, aż po weryfikację poprawności tych informacji tak aby finalnie procesować płatność zgodnie z ustaleniami polityki firmy z uwzględnieniem weryfikacji dostawcy na białej liście, gdzie Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi w postaci elektronicznej wykaz podmiotów VAT .
Z kolei monitorowanie rozliczeń należności można powiązać z ewentualną zautomatyzowaną windykacją miękką w przypadku braku zapłaty, czy wysyłką automatycznych przypomnień poprzez wysyłanie wezwań do zapłaty. Zintegrowanie systemów bankowych z programami finansowo-księgowymi bardzo usprawnia proces płatności, który w obecnych latach znacząco zmienił swoją formę. Jeszcze kilka lat temu nikt nie słyszał o podzielonej płatności. O weryfikacji kontrahenta wzg. białej listy nie trzeba było zgłaszać na tzw. druku ZAW-NR do Urzędu Skarbowego rachunku bankowego niewidniejącego w wykazie KAS w ściśle określonym terminie od momentu przesłania płatności kontrahentowi. Robotyzacja może nieść szereg korzyści, co przekłada się na dokładność i wydajność. Skraca wykonanie czynności do minimum, a jednocześnie pozwala pracownikom na wygospodarowanie przestrzeni czasowej na przypadki incydentalne, których w obecnych czasach mamy coraz więcej. Przez to praca staje się bardziej ciekawa i efektywna. Możliwość skupiania się na zagadnieniach analitycznych otwiera nowe możliwości i poszerza kompetencje. Pracownik przekierowuje energię i potencjał na tematy księgowo-analityczne, praca nie jest już tylko odtwórcza.
Skuteczność procesów robotyzacji
Aby zobrazować potencjalną skuteczność robotyzacji procesów finansowo-ksiegowych przy wykorzystaniu algorytmów uczących, przywołać można badanie prowadzone wspólnie przez Wolters Kluwer I PWC w zakresie wypełniania obowiązków związanych ze sprawozdawczością finansową.
W ramach projektu Proof of Concept (PoC), Wolters Kluwer i PwC pokazały, że AI (Artificial Intelligence – Sztuczna Inteligencja) może być wykorzystana do automatyzacji dużych części sprawozdawczości regulacyjnej, w tym finansowej i służyć jako niezależny mechanizm walidacji procesu end to-end procesu dla instytucji finansowych we wszystkich jurysdykcjach. W ramach badania przeprowadzono weryfikacje efektywności algorytmów na próbie 250 000 rekordów niewidzianych wcześniej surowych danych zawierających 260 cech (dane wejściowe) i 240 odpowiadających im etykiet (dane wyjściowe) zostały przewidziane z bardzo wysoką dokładnością; w wielu przypadkach, odpowiadające im dane wyjściowe raportów regulacyjnych zostały przewidywano z dokładnością >99%. W ramach badania przetestowane zostały trzy algorytmy: decyzyjny, prosty klasyfikator probabilistyczny oraz sieć neuronowa.
Badana aplikacja wykorzystująca wskazane powyżej algorytmy osiągnęła następujące wyniki dokładności na poziomie 99,98%. Dodatkowo, algorytmy uczenia maszynowego były w stanie przejść proces end-to-end rozumianego jako proces, który obejmuje system lub usługę od początku do końca i dostarcza kompletne rozwiązanie funkcjonalne, zazwyczaj bez konieczności uzyskiwania czegokolwiek od strony trzeciej. W wyniku przejścia tego procesu taksonomia zgłoszeń również została przewidziana z takim samym poziomem dokładności[5].
Oczywiście, nie wszystko da się zautomatyzować. Połączenie interpretacji przepisów z abstrakcyjnym myśleniem w kontekście zmian następujących w tak dynamiczny sposób, wymusza na pracownikach działu księgowości ciągły rozwój i szkolenia.
Postrzeganie poszczególnych działów księgowych jak elementów, które nie mogą bez siebie funkcjonować, które zespajają się w jedną całość, pozwala zrozumieć funkcje jakie chcemy przypisać automatyzacji. Kolokwialnie można to porównać do układanki z puzzli. Łączenie wielu procesów w jedną kompletną całość stwarza przestrzeń, która finalnie umożliwia widzenie zagregowanych danych w sposób, który rysuje nam obraz tego co dzieje się w systemie w formie bardziej czytelnej i zrozumiałej. Z jednego poziomu możemy wygenerować wiele istotnych informacji jakie potrzebne są do poprawnego zaraportowania danych.
A na koniec dnia, to wszystko wpływa na komfort pracy oraz pozwala na uzyskanie pewności pozyskania rzetelnych i prawidłowych danych. Zautomatyzowanie procesów umożliwia wygenerowanie w łatwy i przyjazny sposób deklaracji podatkowych oraz innych raportów na potrzeby sprawozdawcze.
Potrzebujesz wsparcia w automatyzacji procesów raportowania podatków? Porozmawiaj z nami.
Wprowadzenie automatyzacji w obszarze podatkowym daje szansę na usprawnienie przepływu pracy a także na wczesną identyfikację potencjalnych problemów i zapobieganie ich występowaniu.
Nasz autorski program TAX INSIGHT jest w tym względzie narzędziem wsparcia, które dodatkowo może pomóc ograniczyć ryzyko w obszarze podatku VAT.
Narzędzie zostało stworzone przez ekspertów i doradców podatkowych jednej z największych kancelarii prawnych w Warszawie i jest dostępne w wersji licencjonowanej. Nie wymaga długotrwałego wdrożenia oraz skomplikowanej infrastruktury informatycznej. Jest bardzo proste w obsłudze i niezwykle pomocne w okresach rozliczeniowych.
Istnieje możliwość bezpłatnego przeanalizowania plików JPK pod kątem poprawności merytorycznej i formalnej. Wystarczy że zgłosisz się do nas poprzez poniższy formularz. Ponad 90% badanych przez nas plików JPK zawiera błędy, które mogą powodować sankcje ze strony organów kontrolnych.
Autorzy:
Anna Jaros – Ekspert ds. podatków i automatyzacji
Damian Nalazek – Prawnik, ekspert ds. automatyzacji
[1] Tax_Compliance_in_Poland_final_PL.pdf (swisschamber.pl)
[2] Ibidem str. 7
[3] Ibidem str. 8
[4] Ibidem str. 9
[5] Artificial Intelligence in Regulatory Reporting | Wolters Kluwer
