Aktualizacja artykułu: stan na 25 kwietnia 2023 roku.
Z początkiem roku 2022 Ministerstwo Finansów udostępniło użytkownikom Krajowy System e – Faktur (KSeF), który stanowić ma powszechnie dostępną platformę wymiany faktur VAT w obrocie gospodarczym.
Podstawą prawną wprowadzenia KSeF jest Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, która określa ogólne ramy działania systemu. Aktualnie system dostarczany przez Ministerstwo Finansów jest w fazie rozwojowej, a pracę nad jego docelowym „kształtem” nadal trwają.
Istotą funkcjonowania systemu jest wprowadzenie standaryzacji faktur VAT w zakresie formatu oraz zakresu danych (wzór faktury ustrukturyzowanej oraz praktyczne przykłady można znaleźć tutaj: (Krajowy System e-Faktur – Ministerstwo Finansów – Krajowa Administracja Skarbowa – Portal Gov.pl (www.gov.pl)), które mają być udostępniane w systemie.
Udostępniona przez Ministerstwo Finansów schema e-faktury zawiera ponad 300 pól. Struktura zawiera dane znane już z JPK_V7 i JPK_FA, jest jednak rozbudowana o dodatkowe szczegółowe informacje takie jak termin płatności, data zapłaty, marka samochodu (w przypadku sprzedaży pojazdu), GTU oraz procedury szczególnego rozliczenia VAT na poziomie pozycji.
W dniu 1 grudnia 2022 na stronach Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt ustawy wprowadzającej e-fakturę jako powszechny system rozliczania a wraz z nim nową schemę e – faktury FA (2). Projekt ten został poddany uzgodnieniom, konsultacjom publicznym oraz opiniowaniu. Jego poprawiona wersja (z 22 lutego 2023 r.) opublikowana w dniu 15 marca 2023 r. zawiera wiele zmian. O ostatecznym kształcie nowych regulacji dowiemy się najprawdopodobniej w kwietniu lub maju.
W związku z udostępnieniem użytkownikom dostępu do KSeF, od początku roku 2022 faktury ustrukturyzowane zaczęły funkcjonować w obrocie gospodarczym jako jedna z możliwych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Docelowo, KSeF ma stać się jednym z najbardziej zaawansowanych technologicznie narzędzi wymiany informacji o zdarzeniach gospodarczych w Europie.
Najważniejsze założenia dotyczące funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur
1. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego,
w postaci elektronicznej;
2. Faktura ustrukturyzowana ma format xml. Zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury (e-Faktury FA(1));
3. Faktury ustrukturyzowane będą wystawiane według wzorca, w oparciu o strukturę logiczną przedstawioną przez Ministerstwo Finansów. W najbliższym czasie planowane jest wdrożenie nowej struktury logicznej FA(2);
4. Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur może uzyskać podatnik, osoba fizyczna uprawniona, podmiot uprawniony lub podmioty, o których mowa
w art.106c ustawy, jeśli posiadają uprawnienie do wystawiania (lub do dostępu do) faktur ustrukturyzowanych;
5. Ustawodawca przewiduje możliwość wystawiania faktury ustrukturyzowanej bezpośrednio w KSeF (tj. za pośrednictwem interfejsu webowego KSeF, rozwiązania dla małych podatników) lub w systemie finansowo-księgowym podatnika zgodnie z opublikowanym wzorem faktury ustrukturyzowanej;
6. W przypadku wystawiania faktur w systemie finansowo-księgowym podatnika, dokumenty powinny zostać dostarczone do KSeF za pośrednictwem zdefiniowanego połączenia, np. via EDI do API KSeF;
7. Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać:
- podatnik,
- podmioty wskazane przez podatnika,
- podmioty, o których mowa w art. 106c,
- osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c,
- osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
- podmioty inne, niż wymienione w pkt 1–5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 106r pkt 3.
8. Podatnik, osoba fizyczna uprawniona, podmiot uprawiony mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, jeśli posiadają uprawnienie do wystawiania lub do dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dokonywane jest:
- za pomocą oprogramowania interfejsowego dostępnego na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej ministra właściwego do spraw finansów publicznych;
albo:
- przez portal podatkowy;
albo:
- na podstawie złożonego przez podatnika zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
- kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną; albo
- podpisem zaufanym;
- unikalnym, wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur tokenem (ciągiem 40 znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych), przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego;
9. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Natomiast faktura, która została odrzucona przez KSeF lub nie było możliwości wystawienia jej z przyczyn leżących po stronie systemu, nie zostanie uznana za wystawioną. Takiemu dokumentowi nie zostanie przydzielony numer identyfikujący w systemie i w konsekwencji nie będzie mógł on być uznany za fakturę ustrukturyzowaną, aż do czasu jego ponownego przesłania do KSeF. Przy tym ponownie wysłana faktura będzie uznana za wystawioną w dacie jej ponownego przesłania do KSeF i nadany zostanie numer identyfikujący tę fakturę w KSeF;
W projekcie przewidziano sytuacje w, których nie będzie możliwości wystawienia w systemie KSeF e-faktur z powodu:
- niedostępności KSeF związanej z pracami serwisowymi zaplanowanymi wcześniej – tzw. „tryb offline”,
- awarii KSeF (ogłaszanej w komunikacie lub w środkach społecznego przekazu),
- braku możliwości wystawienia e-faktury z przyczyn leżących po stronie podatnika – tzw. „tryb offline”,
- braku obowiązku wystawiania e-faktur.
10. Faktura ustrukturyzowana jest uznana ze otrzymaną w dniu przydzielenia w KSeF unikalnego numeru identyfikacyjnego; W proponowanych zmianach (art. 106 na ust. 4 ustawy o VAT ) uwzględniono sytuacje ,kiedy mamy odczynienia z podmiotem uprawnionym do dobrowolnego korzystania z KSeF. Wtedy za datę otrzymania faktury ustrukturyzowanej, gdy nabywca faktury nie korzysta z KSeF i gdy wystawca faktury ustrukturyzowanej udostępnia ją nabywcy w sposób z nim uzgodniony, uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę;
11. Fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się również w postaci faktury ustrukturyzowanej;
12. W projekcie rezygnuje się z rozwiązania stosowania not korygujących – wystawianych w KSeF i poza KSeF – przez nabywców. Oznacza to ,że bez względu na przyczynę konieczności zmiany danych na fakturze będzie wystawiana faktura korygująca.
13. Faktury ustrukturyzowane będą przechowywanie w KSeF przez okres 10 lat;Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur, ponieważ faktury te będą przechowywane w KSeF i nie ulegną zniszczeniu lub zaginięciu.
Zalety korzystania z KSeF
Krajowy System e-Faktur to kolejny etap podatkowej transformacji cyfrowej Polski. Od 1 stycznia 2022 r. system jest dobrowolny, ale od 1 lipca2024 r. ma stać się dla przedsiębiorców obowiązkowy.
Dlatego, aby zachęcić przedsiębiorców do korzystania z systemu już w okresie przejściowym, Ministerstwo Finansów przygotowało również szereg zachęt dla podatników, tj.:
1. Skrócenie terminu zwrotu nadwyżki VAT z 60 do 40 dni dla podatników, którzy będą wystawiać faktury wyłącznie za pośrednictwem KSeF;
2. Uproszczenie przy ujmowaniu faktur w rejestrze VAT. Dzięki temu, że w dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego będzie ona uznawana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną. Taka zmiana spowoduje, że szczególnie przy fakturach korygujących zmniejszających, uproszczeniu ulegnie moment ujęcia faktury w JPK_V7:
3. Uproszczone raportowanie JPK – Dzięki temu, że faktury będą przekazywane do KSeF, fiskus otrzyma natychmiastowy dostęp do tych dokumentów. Tym samym, nie będzie już żądać od podatników przesłania takich faktur (nabywcy) lub przekazywania na żądanie organów Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) (wystawcy faktur) w przypadku ewentualnych kontroli lub czynności sprawdzających. Dane te będą dostępne dla organów podatkowych w KSeF, a zatem ich dodatkowe przesyłanie nie miałoby uzasadnienia. Ponadto stałoby to w sprzeczności z art. 45 ust. 2 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej, zgodnie z którym organ KAS nie może żądać dokumentów i informacji, do których ma dostęp.
Podsumowanie
Faktury ustrukturyzowane to faktury VAT wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj.: Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie. Po przesłaniu faktury KSeF zweryfikuje jej zgodność z wzorem udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych i w następstwie pozytywnej weryfikacji przydzieli tej fakturze numer identyfikujący tę fakturę w systemie KSeF. Numer identyfikujący fakturę w KSeF będzie miał charakter systemowy i nie należy go utożsamiać ze stanowiącym element faktury numerem nadanym przez podatnika.
Co do zasady KSeF gwarantować będzie archiwizację, przechowywanie oraz dostęp do wprowadzonych do niego faktur przez okres 10 lat (a właściwie do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego). Ponadto, wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF uniemożliwi podatnikom eliminowanie błędów w wystawionych już fakturach VAT (jedyną możliwością będzie wystawienie faktury korygującej w systemie).
Jako TAX INSIGHT, monitorujemy projekt KSeF i od dwóch lat intensywnie pracujemy nad narzędziami do obsługi systemu. Im bliżej zapoznajemy się z logiką tego systemu, zyskujemy pewność, że wprawdzie dotrzymanie przez Ministerstwo Finansów założonych terminów obowiązkowego korzystania z KSeF może być trudne do utrzymania, niemniej jego wprowadzenie na pewno stanie się istotnym podłożem w realizacji innych dużych projektów, zmierzających do pełnej cyfryzacji podatków. To z kolei wymagać będzie zarówno analizy merytorycznej, jak i realizacji szeregu procesów techniczno-technologicznych.
Autorzy: Damian Nalazek, prawnik w TAX INSIGHT, Aleksander Makieła, prawnik w TAX INSIGHT.
Gdyby mieli Państwo pytania lub wątpliwości dotyczące wdrożenia KSeF w Państwa firmie, serdecznie zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami.
