Jakie są najczęściej popełniane błędy w plikach JPK_VAT?

Mianem błędu określić należy sytuację stanowiącą o istnieniu definitywnej nieprawidłowości w złożonym pliku JPK_VAT podatnika. Dotyczyć ona może zarówno kwestii techniczno-formalnych, jak i merytorycznych generujących ryzyko podatkowe (np. w postaci kontroli podatkowej), w wymiarze finansowym (zaległość podatkowa i odsetki oraz sankcje podatkowe), jak i karnym skarbowym (odpowiedzialność określonych osób pracujących dla danego podatnika).

Z naszych badań wynika, że ponad 80% plików JPK zawiera różnego rodzaju błędy merytoryczne, które narażają podatnika na ryzyko kontroli skarbowej. Poniżej przedstawiamy nasze doświadczenia z weryfikacji plików JPK_VAT przy użyciu stworzonego przez nas narzędzia TAX INSIGHT.

  • Nieprawidłowość 1:
    Ujmowanie faktur sprzedażowych w nieprawidłowym okresie rozliczeniowym

Przepisy VAT precyzyjnie wskazują, w którym okresie rozliczeniowym powinna zostać wykazana faktura sprzedażowa – wynika to z obowiązku podatkowego, a decyduje o tym właśnie moment powstania tego obowiązku. Powstaje on co do zasady raz i tylko w tym okresie rozliczeniowym, w którym powstał obowiązek podatkowy, powinna być ujęta faktura sprzedażowa dokumentująca daną transakcję (wyjątkiem jest np. eksport towarów). Ujęcie faktury/transakcji w niewłaściwym miesiącu może być obciążone określonymi konsekwencjami, np. odsetkami od zaległości podatkowych . Ujmowanie faktur sprzedażowych w nieprawidłowym okresie rozliczeniowym, to jedna z najczęstszych nieprawidłowości, jaką obserwujemy w plikach JPK_VAT, co zapewne wynika z faktu, że dla różnych transakcji obowiązek podatkowy może powstawać według różnych reguł.

  • Nieprawidłowość 2:
    Zbyt wczesne lub zbyt późne wystawianie faktur

Zbyt wcześnie wystawione faktury są jednym z potencjalnie najgroźniejszych błędów popełnianych przez podatników. Według polskich zasad faktura może zostać wystawiona do 30 dni przed transakcją, czyli przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru. Z drugiej strony, faktury nie możemy wystawić później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym taka transakcja miała miejsce.

Przykład:

Jeżeli dostawa towaru miała miejsce 23 maja, to faktura może być najwcześniej wystawiona w dniu 23 kwietnia i nie później niż 15 czerwca. Jeśli chodzi o ewentualne sankcje ze strony urzędów skarbowych, to faktury wystawione zbyt wcześnie — więcej niż 30 dni przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, mogą, w skrajnym przypadku, zostać uznane za tzw. puste faktury. Nie dość, że organ kontrolujący może nakazać odprowadzenie podatku VAT od takiej faktury, to może również stwierdzić, że nie została prawidłowo wystawiona właściwa faktura dokumentująca daną transakcję i nie został poprawnie rozliczony podatek VAT. Podatek VAT z tzw. pustej faktury odprowadza się formalnie poza ewidencją i deklaracją VAT. Taka sytuacja może skutkować dwukrotnym obciążeniem kwotą VAT, odsetkami od zaległości, może nawet sankcją 30%, a na dodatek może okazać się, że nabywca będzie miał problem z odliczeniem VAT z takiej „zbyt wcześnie” wystawionej faktury.

  • Nieprawidłowość 3:
    Nieprawidłowe wskazanie numeru NIP

Kolejną nieprawidłowością są błędy w numerach NIP. Mogą to być np. błędne numery oraz przedrostki w przypadku VAT-UE, wpisywanie fikcyjnych numerów (typu: 1234567890), używanie nr PESEL lub nawet wpisywanie zbyt długich numerów NIP (np. z racji tego, że ktoś umieścił o jedną cyfrę za dużo).

Na ogół tego typu błędy pojawiają się, gdy chodzi o działanie ludzkie, czasami wymuszane przez obowiązujący u danego podatnika program do fakturowania lub system księgowy. Ciekawostką jest fakt, że błędem jest również wpisanie numeru NIP wtedy, gdy nie jest on wymagany, np. dla osób prywatnych (tym bardziej nie wpisuje się nr PESEL) lub dla podmiotów spoza UE, które nie posługują się dla potrzeb danej transakcji polskim numerem NIP lub unijnym VAT-UE.

  • Nieprawidłowość 4:
    Ujmowanie faktur zakupowych w nieprawidłowym okresie rozliczeniowym

Taka sytuacja ma miejsce, gdy odliczamy VAT za wcześnie lub zbyt późno. Należy pamiętać o tym, że w przypadku zwykłej faktury zakupowej prawo do odliczenia VAT powstaje w miesiącu, w którym spełnione zostaną łącznie dwa warunki: podatnik otrzymał fakturę i powstał obowiązek podatkowy z tytułu tej transakcji. Podatek naliczony możemy wówczas odliczyć w miesiącu, w którym prawo do odliczenia VAT powstało, lub w jednym z 2 kolejnych miesięcy. Zbyt wczesne odliczenie VAT z faktury, zanim oficjalnie została ona dostarczona (np.: jeśli ktoś omyłkowo zaznaczy okres, w którym faktura wpłynęła, podając kwiecień zamiast maj) jest błędem, który pozwala wychwycić nasz program. Zbyt wczesne odliczenie VAT wiąże się z konsekwencjami w postaci odsetek od zaległości podatkowych.

  • Nieprawidłowość 5:
    Wielokrotne ujmowanie tej samej faktury w ewidencji VAT

Może się oczywiście zdarzyć, że mamy tę samą fakturę ujętą dwukrotnie w ewidencji z tego powodu, że widnieją na niej zakupy, co do których obowiązują różne reżimy odliczania VAT naliczonego, ale bywa i tak, że konkretna faktura przechodzi przez dwóch księgowych (bo np. została otrzymana e-mailem, a następnie „oryginał” wpłynął w wersji papierowej) i każdy z nich umieści ją w rejestrze (czasami nawet „modyfikując” numer faktury, bo „system nie chce jej zaksięgować”).

Jako że z jednej faktury podatek VAT można odliczyć tylko raz – jest to oczywisty błąd. I ten błąd wiąże się z poważnymi konsekwencjami w postaci zaległości podatkowej i odsetek, ale również obligatoryjną sankcją 30% kwoty zawyżenia VAT naliczonego. Program TAX INSIGHT namierzy taką fakturę, również wówczas, gdy manualnie zostanie zmodyfikowany nr tej faktury, a także wówczas gdy faktury te były ujęte w dwóch różnych okresach rozliczeniowych.

  • Nieprawidłowość 6:
    Ujmowanie w ewidencji VAT faktur wystawionych później, niż zostały one otrzymane

Zdarzają się często takie przypadki, gdy program wskaże nam faktury, które są wystawione później, niż zostały otrzymane przez nabywcę. I nie ma to nic wspólnego z „podróżowaniem w czasie”. Tak się dzieje, gdy na fakturze mamy późniejszą datę wystawienia faktury od daty faktycznego jej otrzymania i takie błędy przy wystawianiu faktur naprawdę się pojawiają. Może być również tak (i to jest częstszy wariant tej nieprawidłowości), że osoba odpowiedzialna za zaksięgowanie danej faktury pomyli się przy wpisywaniu właściwych dat.

  • Nieprawidłowość 7:
    Błędy w zakresie wykazywania wewnątrzwspólnotowych transakcji trójstronnych (WTT) w procedurze uproszczonej.

Jest to wynikiem dosyć nietypowego i nieintuicyjnego sposobu ujmowania kwot w odpowiednich polach struktury w przypadku wystąpienia tego rodzaju transakcji.

Jak wynika z powyższych przykładów, wygenerowane w systemach informatycznych pliki JPK_VAT mogą zawierać wiele nieprawidłowości, których nie wychwyci nawet bardzo dobre, ale jednak standardowe oprogramowanie finansowo-księgowe. Tym samym, dana firma, wysyłając taki pozornie zweryfikowany plik JPK_VAT naraża się na ryzyko wykrycia nieprawidłowości, które bezpośrednio generują negatywne konsekwencje finansowe (w przypadku zaległości lub sankcji vatowskich), ale mogą również wpływać pośrednio na zwiększenie ryzyka podatkowego poprzez np. wywołanie kontroli podatkowej (ze względu na ilość lub jakość stwierdzonych nieprawidłowości w pliku JPK_VAT). Jeszcze dodatkową konsekwencją może być odpowiedzialność nie firmy, ale pracowników danej firmy, czyli odpowiedzialność karna skarbowa. I ta odpowiedzialność karna skarbowa może dotyczyć nie tylko błędów stwierdzonych w JPK_VAT, ale również w prowadzonej ewidencji na potrzeby VAT.

Podsumowując; należy wskazać, że JPK_VAT cały czas ewoluuje, a to oznacza ryzyko dla każdego podatnika VAT. Nie tylko mogą wzrosnąć kary związane ze stwierdzonymi błędami (słynne „500+” za każdy błąd), poszerzyć się może zakres odpowiedzialności karnej skarbowej, ale poszerzyć się może również zakres ewidencji VAT a tym samym danych, które podatnik będzie zmuszony przekazywać w plikach JPK. Większy zakres danych przekazywany organom fiskalnym pozwala na jeszcze dokładniejsze i automatyczne sprawdzanie każdego podatnika oraz wykrywanie tych nieprawidłowości, które dzisiaj mogą umknąć nawet kontroli podatkowej. Dlatego też każdy przedsiębiorca powinien zadbać o to, aby jak najlepiej weryfikować dane wysyłane w plikach JPK do fiskusa, bo tylko takie działanie pozwala zdecydowanie obniżyć szeroko rozumiane ryzyko podatkowe, także poprzez wykrywanie błędów i ich niepowielanie.

Umów się na bezpłatną prezentację

Zostaw swoje dane kontaktowe, skontaktujemy się z Tobą
jak najszybciej.