Krajowy System e-Faktur (KSeF) przyniesie rewolucję w procesie wystawiania i odbioru faktur VAT. Od stycznia 2022 roku system został uruchomiony w formie fakultatywnej natomiast jego obligatoryjna forma ma zacząć obowiązywać od lipca 2024 roku.
Najważniejszym pytaniem, przed którym stają dziś firmy, jest zbudowanie własnego narzędzia lub znalezienie gotowego rozwiązania, które spełni wszystkie wymagania dotyczące zgodności, jednocześnie dostosowując się do e-fakturowania i integrując je z funkcją podatkową.
Wdrożenie nowego systemu e-fakturowania, które obejmuje dostosowanie go do określonych standardów (takich jak określone struktury dokumentów) oraz rejestrowanie dokumentów a priori na platformie rządowej, może przyprawić o zawrót głowy wielu przedsiębiorców. Jest to szczególne wyzwanie dla dużych organizacji – takich, które posiadają setki tysięcy dokumentów do przetworzenia wg nowego formatu, a jednocześnie, dla klientów prywatnych i dostawców zagranicznych zmuszeni będą do wystawiania faktur w formie tradycyjnej.
Celem tego artykułu jest wyjaśnienie podstawowych wyzwań jakie niesie ze sobą wdrożenie KSeF, oraz przedstawienie rozwiązań i pomoc w przygotowaniu firmy do nowych obowiązków. Wskazujemy najważniejsze czynniki sukcesu, jakie stoją za właściwym wdrożeniem nowego procesu e-fakturowania.
1. Określenie szczegółowych wymagań do wdrożenia e-fakturowania
Termin faktura ustrukturyzowana jest nowy i dla sporej część organizacji nie do końca jest jasne, co należy zrobić, aby go zastosować. Po pierwsze, należy przygotować listę kontrolną, aby określić gotowość Twojej organizacji do wdrożenia rozwiązań zapewniających komunikacje systemów dziedzinowych z KSeF. Należy odpowiedzieć sobie na poniższe pytania:
- Czy firma posiada odpowiednie zasoby technologiczne do samodzielnego zbudowania systemu do komunikacji z KSeF?
- Czy mój obecny system ERP może zostać zachowany i zintegrowany ze schematem e-faktur?
- Czy mój obecny dostawca oprogramowania oferuje integrację z API KSeF?
- Czy moi pracownicy są przeszkoleni w zakresie obsługi aspektów e-fakturowania?
Czy wymagania zostały przekazane różnym interesariuszom i czy biorą oni udział we wdrażaniu?
Wskaże to dalsze kroki, które które należy zrealizować w procesie wdrożenia e-fakturowania w Twojej organizacji.
Niezależnie bowiem od tego, czy dotyczy to małej lub średniej firmy czy dużej organizacji, należy najpierw przeprowadzić audyt infrastruktury IT. Konieczne staje się przeanalizowanie wszystkich procesów wymiany dokumentów, a także każdą stronę, do/od której wysyłane/odbierane są faktury. Mogą to być klienci, dostawcy i działy wewnętrzne, takie jak sprzedaż, finanse itd. Jeśli procesy przeprowadzane są manualnie – przejście na cyfrowe i elektroniczne fakturowanie jest najlepszym sposobem na obniżenie kosztów i poprawę wyników biznesowych. A jeśli firma posiada system ERP, warto sprawdzić, czy istnieje sposób na zintegrowanie go z nową platformą e-fakturowania (np. poprzez API).
Dostosowanie się do nowych wymogów będzie wymagało wielu zmian w przedsiębiorstwach. Zmiany te, będą musiały zajść równocześnie na kilku etapach. Nowy system e-fakturowania będzie wymagał dostosowania procesów księgowych, biznesowych oraz implementacji odpowiednich technologii. W celu optymalnego przeprowadzenia procesu wdrożenia KSeF, niezbędna będzie koordynacja zmian zachodzących na wielu płaszczyznach. Procesy biznesowe będą wymuszały modyfikacje w zakresie sposobu księgowania dokumentów, te natomiast będą determinowały wdrażanie odpowiednich rozwiązań informatycznych Wsparcie ekspertów, takich jak analitycy biznesowi i systemowi, doradcy podatkowi, księgowi oraz specjaliści IT pozwoli zbudować pełny obraz procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, na które wpływ będzie miało wdrożenie nowego systemu. To z kolei umożliwi odpowiednie przygotowanie się do wdrożenia nowych rozwiązań i przeprowadzenie ich implementacji w sposób prawidłowy i funkcjonalny.
2. Wybór odpowiedniego dostawcy do komunikacji z KSeF
Następnym krokiem jest przegląd i wybór odpowiedniego dostawcy, który dostosuje systemy wewnętrzne firmy do nowych standardów e-fakturowania.
Wybierając dostawcę platformy do e-fakturowania, należy zwrócić uwagę na jego doświadczenie w realizacji projektów z obszaru tax technology. Najlepiej współpracować z dostawcą, który oferuje zaawansowane technologicznie rozwiązania i gwarantuje pełną zgodność z przepisami e-fakturowania wprowadzonymi w kraju. Dodatkowo, wybierając dostawcę, warto pamiętać, aby jak najdokładniej przedstawić obecne procesy funkcjonujące w organizacji, aby dostawca mógł dostosować nową platformę do potrzeb i oczekiwań firmy a przede wszystkim, aby dokumenty spełniały wszystkie wymagania stawiane fakturom przesyłanym do KSeF. Kluczowe z perspektywy wdrożenia jest prawidłowe ich zmapowanie do systemu dziedzinowego. Nasze doświadczenie wskazuje, że często proces ten może okazać się skomplikowany i czasochłonny. Warto więc zwrócić uwagę, czy dostawca narzędzi do komunikacji z API KSeF oferuje wsparcie także na etapie przedwdrożeniowym.
Istnieje także szereg dodatkowych funkcjonalności, które dla jednych przedsiębiorców mogą być zbędne a dla innych niezastąpione. Wśród nich wymienić można przykładowo możliwość wygenerowania obrazu faktury, walidacja techniczna lub walidacja logiczna. . Warto również wspomnieć, że KSeF nie będzie obsługiwał żadnych dodatkowych dokumentów wystawianych obecnie do faktur. Istotną z punktu widzenia procesów biznesowych może być funkcjonalność wspierająca obsługę załączników i odpowiednie zarządzanie ich wysyłką do zdefiniowanych wcześniej odbiorców.
Na rynku działa kilka firm oferujących wsparcie w procesie wdrożenia nowego systemu fakturowania oraz rozwiązania informatyczne pozwalające na wysyłkę oraz odbiór e-faktur. Samo wysyłanie i odbieranie faktur za pośrednictwem nowego systemu jednak nie wystarczy. Bardzo ważne są dodatkowe funkcjonalności zapewniające bezpieczeństwo danych, obsługę trybów awaryjnych, trybów offline bądź automatyzujące procesy dekretu. Bardzo istotny też jest wolumen danych i ograniczenia technologiczne związane z możliwością ich przetwarzania przez KSeF, zatem w przypadku dużej ilości faktur należy pomyśleć o rozwiązaniu, które w efektywny sposób będzie inicjowało proces wysyłki i rozdzielało ruch w zależności od natężenia oraz czasu reakcji KSeF.
3. Stałe wsparcie i aktualizacje systemu
Mając na uwadze nasze doświadczenia w zakresie digitalizacji raportowania podatkowego, należy się spodziewać, że wymagania w zakresie komunikacji i zakresu przekazywanych danych do KSeF, będą się dynamicznie zmieniać w pierwszych latach funkcjonowania systemu. Dlatego bardzo ważne jest, aby wybrany dostawca oferował odpowiedni poziom usług Maintenance, obejmujących aktualizacje systemu przy każdej ze zmian oraz zapewnienie pełnej zgodności raportowanych danych z przepisami prawa.
Dostarczone oprogramowanie powinno mieć dynamiczne aktualizacje, a dostawca powinien oferować stałe wsparcie na drodze do e-fakturowania. Nie ma potrzeby kupowania nowego systemu, jeśli firma korzysta z tego, z którym Twoja organizacja jest już dobrze zaznajomiona. Dlatego dobrze byłoby znaleźć dostawcę, który dostosuje system zgodnie z nowym schematem i zaoferuje firmie częste aktualizacje i szkolenia personelu. Istotna rolę w aktualizacjach systemu pełni połączenie wiedzy technologicznej z rzetelną baza prawno – podatkową, dlatego należy zwrócić szczególna uwagę, czy dostawca “jedynie” specjalizuje się w tworzeniu rozwiązań informatycznych czy także posiada odpowiednie zaplecze merytoryczne w postaci doradców podatkowych i ekspertów tax compliance, którzy stale trzymają rękę na pulsie i reagują na bieżące zmiany w przepisach prawnych.
4. Bezpieczeństwo
Podejmując temat bezpieczeństwa należy zwrócić uwagę na dwa aspekty. Pierwszy z nich dotyczy sprawy bezdyskusyjnej, jaką jest zagwarantowanie aby newralgiczne dane biznesowe zawierane na fakturach VAT nie wpadły w niepowołane ręce. Wiąże się to z odpowiednim zabezpieczeniem serwerów, na których przechowywane będą dane, które finalnie wysyłane będą do KSeF lub te, które z KSeF będą pobierane. Drugi aspekt, to zabezpieczenie się przed potencjalnymi oszustwami. W związku z automatyzacją i cyfryzacją obiegu dokumentów zakupowych, KSeF może być wykorzystany do próby wyłudzen. Przy dużej ilości faktur zakupowych w organizacji, faktury od nieautoryzowanych dostawców za usługi lub towary, które nigdy nie były przedmiotem realnej transakcji mogą przedostać się do płatności. Gwarancja bezpieczeństwa to, jak widać, nie tylko aspekt proceduralny ale również technologiczny. Być może warto rozważyć przeprowadzenie tzw. testów penetracyjnych oraz testów bezpieczeństwa, przez niezależny podmiot. Pozwoli to ocenić podatność systemu na typowe ataki i pozwoli dodatkowo zabezpieczyć ewentualne luki. Bez wątpienia system do komunikacji z KSeF należy uznać za infrastrukturę krytyczną i dbać o jego bezpieczeństwo.
5. Zgodność danych
Poza standardową rolą KSeF, jako narzędzia służącego od wymiany faktur pomiędzy przedsiębiorcami, został on wprowadzony w celu uszczelnienia systemu podatkowego i zwiększenia wpływów do budżetu RP. Trzeba bardzo wyraźnie podkreślić, że organy podatkowe będą miały pełny dostęp do danych w KSeF. Wraz z informacjami płynącymi z JPK, dysponując odpowiednimi narzędziami analitycznymi można bardzo precyzyjnie wyłapywać nieprawidłowości w rozliczaniu VAT. Biorąc pod uwagę powyższe należy dużą uwagę skupić na zgodności raportowanych danych z przepisami podatkowymi oraz zbieżności informacji przesyłanych do KSeF z JPK_VAT. Przy wyborze narzędzia do obsługi KSeF warto poszukać rozwiązań oferujących funkcjonalności weryfikujące dane pod kątem ich prawidłowości w zakresie merytorycznym i logicznym.
Podsumowanie:
Z zebranych przez nas informacji, wynika że mniej więcej połowa przedsiębiorców, nie zaczęła jeszcze przygotowań do wdrożenia KSeF. Z uwagi na skalę projektu, w naszej ocenie, prace powinno zacząć się najpóźniej w pierwszym kwartale tego roku. Przejście na nowy system fakturowania wymaga nie tylko zmian technologicznych ale również biznesowych oraz proceduralnych. Nie można również zapomnieć o warstwie zgodności raportowanych danych z regulacjami prawno-podatkowymi (urzędy skarbowe mogą wykorzystywać dane przy potencjalnej kontroli lub czynnościach sprawdzających). Biorąc to wszystko pod uwagę, rok to wcale nie tak dużo czasu.
KSeF INSIGHT pomaga firmom prawidłowo przygotować się do obowiązku e-fakturowania dzięki opartym na najnowszych technologiach rozwiązaniom zgodności z przepisami e-fakturowania w Polsce. Przepisy te będą ulegać częstym aktualizacjom i zmianom. Dopilnujemy, aby Twoja firma była dokładnie przygotowana na te zmiany, dzięki najnowszej technologii e-fakturowania połączonej z rzetelną bazą podatkową w celu osiągniecia zgodności z KSeF.
Autor: Małgorzata Góralska, Head of Marketing, Rafał Kacprowski, Doradca Podatkowy
