W dniu wczorajszym, tj. 16 lutego, wzięliśmy udział w Konferencji Uzgodnieniowej w sprawie obligatoryjnego wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur, zorganizowanej przez Ministerstwo Finansów.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje, które zostały zaprezentowane przez przedstawicieli MF w trakcie intensywnej, 3 godzinnej dyskusji:
1. Przesunięcie terminu wprowadzenia systemu obligatoryjnego
Jak wskazywaliśmy we wcześniejszym wpisie, wprowadzenie systemu obligatoryjnego zostanie przesunięte na 1 lipca 2024 r. Jednocześnie podmioty, które są zwolnione podmiotowo lub realizują wyłącznie transakcje zwolnione przedmiotowo będą zobligowane do korzystania z systemu obligatoryjnego od 1 stycznia 2025 r. Nową informacją w tym przypadku jest fakt, że przesunięcie terminu dla tych podmiotów dotyczy wyłącznie faktur sprzedażowych, tym samym będą one zobligowane do odbierania faktur zakupowych za pośrednictwem KSeF.
2. Wyłączenie z zakresu przedmiotowego KSeF faktur B2C
Faktury B2C ostatecznie znajdą się poza zakresem przedmiotowym KSeF. Tym samym raportowanie takich faktur do KSeF ma zostać zakazane (zakaz ma być wyrażony w sposób pośredni). W związku z tym Ministerstwo planuje doprecyzowanie w przepisach definicji faktury konsumenckiej, co ma w ocenie MF pozwolić na uniknięcie wątpliwości, które dokumenty powinny znaleźć się w KSeF. Przedstawiciele MF poinformowali również, że takie faktury nadal będą raportowane za pośrednictwem JPK_FA w przypadku żądania organu. Oznacza, to że Ministerstwo wycofuje się ostatecznie z planowanego zniesienia obowiązku przekazywania plików JPK_FA na potrzeby kontrolne.
3.Doprecyzowanie w projekcie ustawy zasad funkcjonowania w trybie awaryjnym oraz trybie offline
W projekcie ustawy doprecyzowany ma zostać tryb awaryjny oraz tryb offline.
Zgodnie z przedstawionymi założeniami wskazane tryby mają pełnić następującą rolę:
- Tryb offline – ma zabezpieczyć podatnikom możliwość wystawiania faktur VAT w przypadku, krótkotrwałych trudności związanych z zaraportowaniem danych za pośrednictwem KSeF. Definicja ustawowa ma być na tyle obszerna, żeby umożliwić wykorzystywanie trybu offline do szerokiego spektrum przypadków. Przykładowo, gdy co prawda mamy możliwość wystawienia faktury VAT za pośrednictwem KSeF, jednak ze względu na ograniczenia wydajności proces wystawienia trwa zbyt długo. Tryb offline ma umożliwić również techniczną poprawę pliku niezgodnego ze wzorem przed jego następczym wprowadzeniem do KSeF. Co do zasady faktury wystawiane w trybie offline będą musiały zostać przesłane w dni robocze, w ciągu 24 godzin.
- Tryb awaryjny – przewidziany został dla długotrwałych awarii uniemożliwiających wystawianie faktur za pośrednictwem systemu ministerialnego (zarówno po stronie podatnika jak i po stronie MF). W takim przypadku podatnik będzie musiał przesłać faktury VAT w terminie 7 dni roboczych od ustania awarii. W przypadku awarii po stronie podatnika, przyczyny opóźnienia w raportowaniu faktur, będą mogły być weryfikowane przez urzędników.
Aby wystawiać faktury w trybie awaryjnym lub offline konieczne będzie jednorazowe uwierzytelnienie do pobrania dedykowanego certyfikatu do wystawiania faktur offline lub w czasie awarii. Zapewnić ma to bezpieczeństwo danych i gwarancje dla odbiorcy co do tożsamości dokumentu po wprowadzeniu do KSeF.
Jeśli chodzi o datę otrzymania faktury VAT i związane z nią prawo do odliczenia, Ministerstwo planuje wprowadzić zapis, że będzie nim najwcześniejsza data otrzymania dokumentu, w tym w KSeF, jeśli uzgodnione otrzymanie poza KSeF nastąpiło później.
Od strony technicznej, faktury wystawienie w trybie awaryjnym i offline będą przekazywane w ramach tego samego API, zmieni się natomiast end-point. Wynika to z faktu, że datą wystawienia faktury będzie data raportowana w polu P_1.
Aby wystawiać faktury w trybie awaryjnym lub offline konieczne będzie jednorazowe uwierzytelnienie do pobrania dedykowanego certyfikatu do wystawiania faktur offline lub w czasie awarii. Zapewnić ma to bezpieczeństwo danych i gwarancje dla odbiorcy co do tożsamości dokumentu po wprowadzeniu do KSeF.
Faktury wystawione w jednym ze wskazanych trybów nadal muszą być wystawione w formacie zgodnym ze schemą xsd i mieć format xml. Dodatkowo będą musiały zostać opatrzone kodem QR, wyjątkiem są faktury wysyłane w sposób masowy, które nie będą przekazywane w formie wizualizacji.
Ministerstwo Finansów ma aktualnie pracować nad dopracowaniem szczegółów technicznych, które mają zostać uwzględnione w treści rozporządzenia MF regulującego zasady korzystania z KSEF. Jego wstępny projekt ma zostać opublikowany w lutym/marcu natomiast ostateczna wersja pojawi się najprawdopodobniej w czerwcu lub w lipcu br.
4. Rezygnacja z projektowanej funkcjonalności „Propozycja faktury korygującej”
MF wycofuje się z projektowanej funkcjonalności propozycji faktury korygującej, z uwagi na sygnalizowane ryzyka w stosowaniu rozwiązania oraz trudności z jego wdrożeniem. W konsekwencji Ministerstwo przewiduje całkowitą likwidację not korygujących w polskim systemie prawnym. W związku z tym jedynym sposobem korygowania danych na fakturach mają być faktury korygujące. Ministerstwo planuje też w ramach miękkich rekomendacji zaszczepić w podatnikach przeświadczenie, że nie wszystkie nieprawidłowości na fakturach będą wymagały korekty przykładowo literówki.
5. Ułatwienie w zakresie ustalania kursu waluty
Ministerstwo zaprezentowało nowe rozwiązanie w zakresie ustalania kursu waluty. Z przedstawionej propozycji wynika mechanizm w ramach, którego kurs waluty ustalony na dzień poprzedzający wystawienie dokumentu w systemie finansowo-księgowym, będzie mógł zostać zaraportowany w KSeF w przypadku, gdy przekazanie faktury do systemu odbędzie się dzień po wystawieniu tego dokumentu. Tym samym korekta kursu nie będzie konieczna.
6. Nie zmienia się zakres podmiotowy obowiązanych do korzystania z KSeF
Ministerstwo Finansów potwierdziło, że obowiązanymi do wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF będą podatnicy objęci wymogiem fakturowania według polskich przepisów o Vat, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności (tzw. fixed establishment) w Polsce.
Obowiązek dla podmiotów posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce dotyczy wyłącznie przypadków, gdy taki podmiot bierze realny udział w transakcji (pozostałe przypadki znajdują się poza KSeF).
W związku z implikacjami związanymi z zabezpieczeniem prawa do odliczenia z dokumentu, który zostanie wystawiony poza KSeF przy błędnym/opóźnionym rozpoznaniu stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, zmienione ma zostać definicja faktury VAT, w ten sposób, że w przypadku, że fakturą będzie również dokument wystawiony poza KSeF, pomimo formalnego obowiązku jego wystawienia w systemie (sic!).
Jednocześnie Ministerstwo Finansów planuje wydanie dodatkowych wiążących objaśnień na temat sposobu identyfikowana stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
7. Liberalizacja sankcji za niekorzystanie lub nieprawidłowe korzystanie z KSeF
Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że kary za niekorzystanie (pomimo obowiązku) lub niewłaściwe korzystanie z KSeF zostaną zliberalizowane, a ich wejście zostanie odroczone o dodatkowe pół roku tj. do 1 stycznia 2025 r. Z przekazanych podczas spotkania informacji wynika, że zniesione mają zostać dolne progi kar finansowych oraz podkreślenie wagi miarkowania kar od 0 zł (tak żeby spełniały zasadę proporcjonalności.
Projektowane przepisy przewidują również pełne wyłączenie przepisów KKS w przypadku faktur wystawianych za pośrednictwem KSeF (kary za wadliwość faktury). Zmiany w tym zakresie mają zostać wprowadzone od 1 lipca 2024 r.
8. Zmiana zasad wystawiania faktur przed terminem
Ministerstwo planuje liberalizacje (w stosunku do zapisów projektu) zasad wystawiania faktur „przed terminem” – 7 dni ogólnie + 60 dni w przypadku eksportu lub świadczeń w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje na zasadach z art. 19a ust 5 pkt 4 (np. media).
Pozostałe kwestie:
Poza wskazanymi powyżej zmianami podczas konferencji prowadzone były dyskusje, właściwie w każdym obszarze związanym z fakturowaniem ustrukturyzowanym. Co więcej wydaje się, że skala i kierunek dyskursu, zaskoczyły Ministerstwo Finansów.
Z mniejszych tematów potwierdzono, że:
- z KSeF wyłączone zostaną bilety autostradowe, kolejowe, lotnicze itp.;
- doprecyzowany zostanie ustawowy katalog wyłączeń z KSeF – faktury OSS i IOSS;
- faktury z kas rejestrujących mają zostać zlikwidowane od 1 stycznia 2025 r.;
- dla faktur do paragonu (powyżej 450 zł) nie będzie konieczny zwrot papierowego paragonu do wystawienia faktury VAT;
- oznaczanie płatności zbiorczych nr KSeF, będzie możliwe dzięki wprowadzeniu zbiorczego identyfikatora, który będzie generowany poprzez API KSeF; Jednocześnie MF rozważa wprowadzenie podobnego rozwiązania dla korekt zbiorczych;
- doprecyzowany mają zostać zasady wprowadzania zmian do systemu;
- termin publikacji projektu ustawy to najprawdopodobniej końcówka lutego początek marca br. W tym samym czasie ma zostać najprawdopodobniej udostępniony projekt dokumentacji API dla systemu obligatoryjnego;
- publikacja produkcyjna schemy FA(2) ma odbyć się w czerwcu, w tym samym czasie dostosowane zostanie środowisko testowe (aby umożliwić testowanie wysyłania faktur w ramach nowej schemy).;
- Ministerstwo zapowiada dalsze konsultacje technologiczne z biznesem.
Autor: Damian Nalazek, prawnik w TAX INSIGHT
